Management-Tipp des Tages 20.08.2014

Gewinnen Sie mehr Zeit - mit einem Time-Box-System

Diese Zeitmanagement-Strategie ist eine Art Kreuzung zwischen Terminkalender und Erledigungsliste. Dabei teilen Sie Ihre Arbeitszeit in kleine (halbstündige oder einstündige) Zeiteinheiten ein, in die Sie Ihre Aufgaben einordnen. Anschließend überprüfen Sie, ob Sie mit allen Arbeiten in der vorgegebenen Zeit fertig geworden sind. Das geht folgendermaßen:

  • Planen Sie Ihre Arbeitswoche im Voraus. Nehmen Sie sich einen ganzen Tag Zeit dafür. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der bevorstehenden Termine, Aufgaben, Konferenzen und so weiter.
  • Weisen Sie diesen Arbeiten Prioritäten zu. Aufgaben mit dringenden Terminen erhalten die oberste Priorität; zielorientierte Aktivitäten kommen an zweiter Stelle. Dann ordnen Sie diese beiden Aufgabentypen rund um die immer wiederkehrenden Routinearbeiten in Ihren Wochenplan ein.
  • Schätzen Sie, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen werden. Planen Sie die Zeit dafür lieber zu großzügig als zu knapp ein.
  • Untergliedern Sie Ihren Terminkalender in Time-Boxes. Ordnen Sie jeder Zeiteinheit eine Aufgabe zu ("8 bis 9 Uhr morgens: Anrufe und E-Mails beantworten") und führen Sie Buch darüber, wie lange Sie tatsächlich dazu gebraucht haben. Am Ende der Woche erfolgt die Auswertung: Haben Sie genügend Zeit für die einzelnen Aufgaben eingeplant? Was haben Sie in der geplanten Zeit geschafft und was nicht?

Dieser HBM-Tipp des Tages stammt aus dem Buch Managing Time (20-Minute Manager).

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