Management-Tipp des Tages 10.01.2020

Planen Sie schon im Voraus Zeit für wichtige Projekte ein

Viele Menschen haken bei einer To-Do-Liste immer zuerst die Aufgaben ab, die am einfachsten sind oder am schnellsten fertiggestellt werden müssen - unabhängig von ihrer Wichtigkeit. Doch auf diese Weise werden manche wichtigen Aufgaben vielleicht nie erledigt.

Als Vorgesetzter können Sie Ihren Mitarbeitern zu einer besseren Zeiteinteilung verhelfen, indem Sie sie dazu anhalten, regelmäßig Zeit für wichtige, aber nicht dringende Arbeiten einzuplanen. Fordern Sie sie auf, in ihrem Kalender jede Woche ein bisschen Zeit für solche Aufgaben zu blocken.

Damit sie diese Zeitfenster auch effektiv nutzen können, sollten sie dabei ungestört sein - das bedeutet: E-Mail-Programm, Slack und Telefon ausschalten. Auch wenn es noch so verlockend erscheinen mag, zwischendurch schnell einmal eine Kundenanfrage zu beantworten - das Gefühl, immer online zu sein, wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.

Es könnte sogar sinnvoll sein, wenn Sie diese Zeitfenster selbst in den Terminkalendern Ihrer Mitarbeiter blockieren. Befragen Sie Ihr Team, um herauszufinden, wie groß das Interesse daran ist, oder führen Sie ein sechswöchiges Experiment durch, um festzustellen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter sich für solche Aufgaben freihalten sollten oder welche Tage am besten dafür geeignet sind.

Natürlich könnten die Mitarbeiter das ebenso gut selbst erledigen; aber ein Vorgesetzter, der ihnen klarmacht, wie wichtig eine solche vorausschauende Zeitplanung ist, schafft den richtigen Rahmen für konzentriertes Arbeiten und verhindert, dass wichtige Projekte unter den Tisch fallen.


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