Management-Tipp des Tages 11.09.2019

Starten Sie Meetings ohne Agenda

Wahrscheinlich haben Sie diese Empfehlung für eine gelungene Besprechung auch schon einmal gehört: Legen Sie eine Agenda fest und versenden Sie diese vorab an die Teilnehmer.

Doch wenn der Zweck Ihres Meetings darin besteht, ein kompliziertes Problem anzugehen, ist es besser, die Gruppe gemeinsam über die Tagesordnung entscheiden zu lassen. Planen Sie 10% bis 15% Ihrer Besprechungszeit für die Festlegung einer sinnvollen Agenda ein: eine halbe Stunde für ein halbtägiges, mehrere Stunden für ein zweitägiges Meeting.

Leiten Sie die Konferenz mit einem Einzelbrainstorming ein, bei dem die Teilnehmer darüber nachdenken, was anschließend im Plenum besprochen werden soll. Sie sollen ihre Ideen dazu anonym auf Klebezettel schreiben und diese dann an einer Tafel anbringen, wo jeder sie sehen kann.

Als Nächstes sollen die Teilnehmer anhand dieser Notizen ähnliche Ideen bündeln und übergeordnete Themen finden. Sobald sie eine sinnvolle Liste möglicher Themen zusammengestellt haben, bitten Sie die Gruppe, eine endgültige Entscheidung darüber zu treffen, was auf der Tagesordnung stehen soll.

Dieser Prozess kann zeitaufwändig sein; doch wenn Sie ihn gemeinsam durchlaufen, haben Sie die Gewissheit, dass alle Teilnehmer engagiert sind und sich für den Prozess - und das Ergebnis - verantwortlich fühlen.


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