Management-Tipp des Tages 08.07.2019

Wie Sie Meetings mit zu vielen Teilnehmern strukturieren

Vielleicht haben Sie die Einladung an zu viele Personen verschickt oder Sie hatten nicht damit gerechnet, dass so viele ihr folgen würden. Egal wie das Problem entstanden ist. Was macht man, wenn viel mehr Menschen zu einem Meeting kommen als erwartet?

Ganz einfach: Versuchen Sie den Zweck der Konferenz an die Teilnehmerzahl anzupassen. Bei mehr als acht Teilnehmern sollte man nicht versuchen, ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu treffen. Denn für solche Aufgaben sind kleinere Gruppen viel besser geeignet.

Bei bis zu 18 Teilnehmern funktionieren Sie das Meeting zu einer Brainstorming-Sitzung für ein Problem um, das gelöst werden muss. Und wenn Sie mehr als 18 Teilnehmer haben, nutzen Sie die Zeit am besten für eine Informationsveranstaltung.

Man kann aber auch versuchen, mit einer großen Gruppe Brainstorming zu betreiben, indem man diese in kleinere Teams unterteilt. Am Ende kann ein Sprecher aus jeder Kleingruppe dem Plenum Bericht erstatten, um einen systematischen, effizienten Ablauf der Konferenz zu gewährleisten.

Falls es Ihnen trotz all dieser Optionen schwerfallen sollte, eine Konferenz mit zu hoher Teilnehmerzahl sinnvoll zu nutzen, können Sie sie natürlich auch absagen oder vorzeitig beenden.


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