Management-Tipp des Tages

Manchmal ist es schwierig, sich zu konzentrieren, wenn das Handy dauernd piepst oder summt. Zum Glück gibt es ein paar einfache Tricks, um diese ständigen Ablenkungen in vernünftigen Grenzen zu halten.

Schalten Sie zunächst Ihre Push-Benachrichtigungen aus. Falls das nicht hilft, schalten Sie Ihr Handy in den Flugmodus, um nicht immer wieder aus Ihrer Konzentration auf wichtige Aufgaben herausgerissen zu werden. Falls die Vorstellung, nicht erreichbar zu sein, Ihnen Angst einjagt, können Sie bei bestimmten Nummern (zum Beispiel von Angehörigen oder wichtigen geschäftlichen Ansprechpartnern) eine Ausnahme einrichten.

Versuchen Sie, E-Mails, Nachrichten, SMS und Neuigkeiten aus den sozialen Medien nicht sporadisch über den Tag verteilt, sondern lieber in größeren Portionen abzurufen. "Nur schnell mal nachzuschauen", ob man eine SMS bekommen hat, kann zu enormen Produktivitätsverlusten führen, selbst wenn der Blick aufs Handy nur eine Zehntelsekunde kostet; denn im Durchschnitt kann es 23 Minuten dauern, bis man sich nach dieser Unterbrechung wieder richtig in seine momentane Aufgabe eingearbeitet hat.

Sie brauchen nicht auf jede Nachricht sofort zu reagieren. Wenn Sie sich mit dem Antworten Zeit lassen, können Sie sich über längere Zeitspannen ungestört auf Ihre Arbeit konzentrieren. Außerdem kann diese Strategie auch zu besseren Entscheidungen führen, weil Sie dann mehr Zeit haben, über Ihre Antwort nachzudenken.

Manchmal nimmt die Arbeit überhand. Vielleicht gibt es saisonbedingt gerade besonders viel zu tun, oder ein Projekt muss zu einem sehr knappen Termin fertig werden. In solchen Situationen ist es manchmal schwierig, seine überlasteten Mitarbeiter konzentriert und motiviert zu halten. Wie schafft man das am besten?

Zunächst einmal sollten Sie Ihre eigenen Emotionen kritisch unter die Lupe nehmen. Wenn Sie sich selbst überlastet oder gestresst fühlen, wird es Ihnen schwerfallen, Ihr Team richtig zu führen.

Denken Sie genau darüber nach, warum diese Arbeit so wichtig ist. Welchen Beitrag leistet sie zur Erreichung der Ziele oder zur Verwirklichung der Mission Ihres Unternehmens? Wer wird von der harten Arbeit profitieren, die Sie und Ihr Team jetzt leisten?

Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern diese Botschaft, um sie für das Projekt zu begeistern! Erklären Sie ihnen, dass es viel Arbeit und vielleicht auch ein paar Opfer erfordern wird, das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen; dass Sie aber überzeugt davon sind, dass Ihr Team es schaffen wird. Halten Sie Ihren Mitarbeitern vor Augen, dass Sie alle im selben Boot sitzen.

Und denken Sie auch daran, dass man mit Incentives eine Menge erreichen kann. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur am Ende, sondern während des gesamten Projekts immer wieder mit solchen Anreizen.

Überlegen Sie, wo wichtige Meilensteine des Projekts liegen könnten, und finden Sie Wege, um Ihr Team an solchen markanten Eckpunkten für seinen Fleiß zu belohnen: vielleicht mit einem freien Freitagnachmittag oder einer Eiscremeparty im Büro.

Wenn Sie Ihre Erfolge gemeinsam feiern, fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl im Team und sorgen dafür, dass das Engagement auch in schwierigen Phasen nicht nachlässt.

Vom ersten Gespräch bis zum Abschluss eines Vertrages - Ihr Erfolg als Freiberufler hängt von der Entscheidung Ihres Kunden ab, sich auf Sie einzulassen und etwas in Sie zu investieren.

Viele Freiberufler konzentrieren sich bei solchen Interaktionen ausschließlich auf die geschäftliche Seite. Doch authentische zwischenmenschliche Beziehungen spielen im Geschäftsleben eine wichtige Rolle; also erzählen Sie dem Kunden Ihre Geschichte.

Beginnen Sie mit einer Idee, die Ihre Leidenschaft und Ihre Vorgehensweise veranschaulicht. Wenn Ihre Fachkompetenz zum Beispiel im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit liegt, könnten Sie sagen: "Für mich bedeutet PR, eine Zielgruppe zu verstehen und sie mit einer guten Geschichte zu überzeugen."

Als Nächstes informieren Sie Ihren potenziellen Kunden über Ihre Fachkompetenz und liefern ihm relevante Detailinformationen über Ihren Werdegang.

Zum Schluss sollten Sie wieder auf Ihren Gesprächspartner zu sprechen kommen - zum Beispiel: "Ihre Geschichte sollte von möglichst vielen Menschen gehört werden. Ich kann mir vorstellen, dass sie in einem Magazin wie Time eine Menge bewirken würde."

Halten Sie sich auch beim Smalltalk an diese Spielregel. Egal ob es dabei um Ihre Rettungshunde oder um die Fußballmannschaft geht, von der Sie beide Fans sind - versuchen Sie eine persönliche Beziehung zum Kunden herzustellen, indem Sie ihm signalisieren: "Wir sind aus dem gleichen Holz geschnitzt. Wir verfolgen beide dieselben Ziele."

Wenn Sie sich klar ausdrücken und auf relevante Informationen beschränken, werden Ihre Ansprechpartner Ihre Texte immer wieder gerne lesen. Mit umständlichen, langatmigen Ausführungen erreicht man genau das Gegenteil: Die Leser schalten ab, lesen nicht bis zu Ende - und schauen sich Ihre Texte beim nächsten Mal vielleicht gar nicht mehr an.

Egal ob Sie E-Mails, Berichte, Blogposts, Tweets oder Artikel verfassen - achten Sie darauf, sich wie ein Mensch und nicht wie ein Unternehmen auszudrücken. Verfassen Sie Ihre Texte nach Möglichkeit in der ersten Person; das klingt freundlicher und persönlicher. Zum Beispiel hört sich der Satz "Wir bieten Ihnen die freundliche, einfache und unkomplizierte Beratung für Ihren Hauskauf, die Sie brauchen" viel herzlicher als "Humbert & Herbert ist ein Wohnungsmakler, der seine Kunden auf freundliche, einfache, unkomplizierte Art und Weise berät".

Beginnen Sie Ihre Sätze ruhig mit Aufforderungen wie "Holen Sie sich ...", "Downloaden Sie ..." oder "Treten Sie ... bei". Dadurch wird Ihr Schreibstil prägnanter und spricht den Leser mehr an; außerdem drücken wir uns ja auch im wirklichen Leben so aus.

Versuchen Sie sich Ihre Leser vorzustellen und sie in Ihren Texten persönlich anzusprechen. So weiß man beispielsweise, dass Warren Buffett beim Abfassen des Jahresbriefs seines Unternehmens immer an seine beiden Schwestern Doris und Bertie dachte.

Zum Schluss sollten Sie sich Ihre Texte laut vorlesen und alles, was sich nach "Unternehmensjargon" anhört, streichen. Wenn Ihnen der Text zu "geschwurbelt" vorkommt, wird es Ihren Lesern vermutlich genauso gehen.

Lange Besprechungen oder unerwartete Bitten von Kollegen können Sie daran hindern, wichtige Arbeiten zu erledigen. Oder Sie müssen deshalb Überstunden machen oder werden womöglich sogar zu Hause in Ihrem Familienleben gestört. Wie kann man seinen Kollegen Grenzen setzen, um das zu unterbinden?

Nehmen Sie sich zunächst einmal Ihren Terminkalender vor: Blocken Sie Zeiten, in denen Sie zur Arbeit bzw. wieder nach Hause fahren oder konzentriert arbeiten möchten, und teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie zu diesen Zeiten nicht ansprechbar sind.

Als Nächstes achten Sie darauf, Besprechungen nur für eine begrenzte Zeitspanne anzusetzen, und halten Sie sich dabei genau an die Tagesordnung. Wenn Sie eine Konferenz nicht selbst leiten, schärfen Sie Ihrem Kollegen ein, das Ende vorab genau festzulegen.

Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen klarmachen, wie Sie am liebsten mit ihnen kommunizieren möchten (zum Beispiel per E-Mail oder Slack), und nach Möglichkeit so darauf antworten, wie es am besten in Ihren Zeitplan hineinpasst.

Die meisten Nachrichten sind gar nicht so dringend. Natürlich können Sie Besprechungen nicht immer genau Ihren Bedürfnissen entsprechend planen oder anderen Mitarbeitern vorschreiben, wie sie mit Ihnen kommunizieren sollen. Ihr Ziel sollte darin bestehen, Grenzen zu setzen, die Ihnen ein Gefühl innerer Ruhe geben, ohne unhöflich zu wirken.

In jedem Unternehmen gibt es Experten mit hoher Fachkompetenz, die als Bewahrer wichtiger Informationen oder als institutionelles Gedächtnis ihrer Firma fungieren. Wie sorgt man dafür, dass diese Experten ihr Wissen an die nächste Generation weitergeben, vor allem, wenn man sie nicht mit der Schulung vieler Mitarbeiter belasten möchte?

Versuchen Sie es doch einmal mit einer sogenannten Wissenskaskade. Dabei gibt der Spezialist die Informationen an eine kleine Gruppe von Mitarbeitern weiter, die dann für die Fortbildung der Kollegen auf der nächstniedrigeren Ebene zuständig sind.

In seiner einfachsten Form könnte dieses Modell nach dem Schneeballprinzip funktionieren: Das heißt, der Experte schult jemanden, der dann andere Mitarbeiter fortbildet oder als Mentor betreut.

Sie können aber auch ein "Lagerfeuertreffen" anberaumen, bei dem der Experte einer Gruppe von weniger erfahrenen Mitarbeitern Lektionen präsentiert, die dann diskutiert und vertieft werden, um neues Wissen in Ihrem Unternehmen zu generieren. Oder Sie können das Wissen des Experten bewahren, indem Sie ihn beispielsweise für einen Podcast interviewen, den zukünftige Mitarbeiter sich anhören sollen.

Durch die Einführung eines offiziellen Prozesses zur Wissensweitergabe sorgen Sie dafür, nicht nur wichtige Informationen in Ihrem Unternehmen zu bewahren, sondern potenzieren deren positive Wirkung für die Zukunft, weil dieses Wissen mit der Zeit immer mehr Mitarbeitern zugute kommt.

Kein Manager möchte gern ein total gestresstes Team leiten. Zwar tragen auch die Mitarbeiter eine gewisse Verantwortung für sich selbst und müssen darauf achten, dass ihr Stress nicht überhand nimmt; doch Führungskräften kommt bei der Vorbeugung und Bekämpfung von Burnout eine wichtige Rolle zu.

Zunächst einmal: Seien Sie neugierig. Fragen Sie sich: Warum geht es meinen Mitarbeitern oft so schlecht? Wie kann ich ihnen zu mehr Erfolg und Wohlbefinden verhelfen?

Als Nächstes sammeln Sie Informationen, indem Sie Ihre Mitarbeiter fragen, was sie motiviert oder frustriert. Vielleicht wissen die Mitarbeiter auch keine Patentlösung für ihre Probleme; aber sie können Ihnen sicherlich sagen, was an ihrem Arbeitsumfeld nicht stimmt, und das sind oft sehr hilfreiche Informationen.

Dann fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie brauchen. Fassen Sie dabei sinnvolle kleine Veränderungen ins Auge, zum Beispiel: Wenn wir ein so und so großes Budget hätten und es für so und so viele Artikel oder sonstige Verbesserungen in unserer Abteilung ausgeben könnten, was würden Sie dann zuallererst anschaffen?

Lassen Sie Ihr Team zunächst anonym abstimmen und geben Sie das Ergebnis dann an alle weiter. Diskutieren Sie darüber, welchen Veränderungen ein hoher Stellenwert eingeräumt wurde und warum, und fangen Sie dann an, die Liste abzuarbeiten, indem Sie kleine Pilotprojekte durchführen und anschließend prüfen, was gut funktioniert hat und was nicht.

Die positive Nachricht lautet: Burnout ist vermeidbar. Solche risikoarmen und kostengünstigen Experimente werden Ihnen nützliche Informationen darüber liefern, was Sie am Arbeitsumfeld Ihrer Mitarbeiter verändern müssen.

Warum ist es so schwierig, sich etwas abzugewöhnen? Weil Gewohnheiten aus drei Komponenten bestehen: einem Auslöser (zum Beispiel dem Gefühl, gestresst zu sein), einem Verhalten (im Internet surfen) und einer Belohnung (in Form eines Befriedigungsgefühls).

Jedes Mal, wenn Sie sich diese Belohnung verschaffen, bestärken Sie sich dadurch in dem dazugehörigen Verhalten und werden es mit umso größerer Wahrscheinlichkeit auch weiterhin wiederholen.

Der Schlüssel zum Durchbrechen dieses Teufelskreises besteht darin, sich bewusst zu machen, welche "Belohnung" Sie in Ihrem negativen Verhalten bestärkt. Dazu müssen Sie zunächst einmal herausfinden, welche Auslöser Sie zu diesem Verhalten veranlassen.

Angenommen, Ihre negative Angewohnheit besteht darin, Dinge auf die lange Bank zu schieben: Achten Sie darauf, in welchen Situationen Sie das tun. Handelt es sich dabei um ein großes Projekt, vor dem Sie zurückscheuen? Oder haben Sie einfach zu viel zu tun?

Als Nächstes denken Sie darüber nach, wie Sie sich verhalten, wenn Sie etwas aufschieben: Surfen Sie dann in den sozialen Medien herum, statt zu arbeiten? Oder kümmern Sie sich um irgendwelche unwichtigen Aufgaben, statt Ihre eigentliche Arbeit in Angriff zu nehmen?

Der nächste Schritt besteht darin, einen eindeutigen Zusammenhang zwischen Ihrem Verhalten und den Konsequenzen herzustellen, zu denen es führt: Was haben Sie davon, im Internet nach Fotos von süßen Welpen zu suchen? Welche Befriedigung schenkt Ihnen das in diesem Moment - vor allem, wenn Ihnen klar ist, dass es keinen sinnvollen Beitrag zur Erledigung Ihrer Arbeit leistet?

In einem letzten Schritt ersetzen Sie diese Belohnung einfach durch Neugier. Eine Haltung der Neugier hilft Ihnen, sich bewusst zu machen, welche Empfindungen Sie in solchen kritischen Situationen haben (zum Beispiel Langeweile oder Sehnsucht nach Ablenkung), ohne sich davon in Ihrem Verhalten beeinflussen zu lassen.

Dauernd von seinen Aufgaben abgelenkt zu werden, kann sehr ermüdend sein; außerdem hat man dann das Gefühl, nie mit seiner Arbeit fertig zu werden. Auf die Dauer kann das zum Burnout führen. Um das zu verhindern - und gründliche, sorgfältige Arbeit leisten zu können -, müssen Sie etwas gegen diese ständigen Unterbrechungen tun.

Beginnen Sie dabei mit den Ablenkungen, die Sie selbst verursachen - zum Beispiel, indem Sie alle fünf Minuten in Ihr E-Mail-Programm hineinschauen.

Achten Sie darauf, wie oft Sie sich von Ihrer Arbeit ablenken lassen und warum. Machen Sie sich jedes Mal eine Notiz, wenn Sie einer Aufgabe bereits vor dem geplanten Zeitpunkt den Rücken kehren. Denken Sie darüber nach, was Sie abgelenkt hat, und notieren Sie sich auch das.

Sobald Sie sich über diese Störfaktoren klar geworden sind, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu überwinden. Wie könnten Sie sich beispielsweise abgewöhnen, während der Arbeit immer wieder Twitter-Nachrichten auf Ihrem Handy zu checken? Oder wie können Sie verhindern, dass andere Mitarbeiter Sie unterbrechen, wenn Sie konzentriert arbeiten möchten?

Halten Sie diese Ideen schriftlich fest und suchen Sie dann nach Gelegenheiten, sie auszuprobieren. Notieren Sie sich, mit welchen Lösungsansätzen Sie Erfolg hatten und mit welchen nicht.

So können Sie im Lauf der Zeit Strategien entwickeln, die Ihnen konzentriertes Arbeiten erleichtern; und dann werden Sie auch das Gefühl haben, mehr sinnvolle Arbeit zu leisten.

Als Manager bleibt einem wahrscheinlich gar nichts anderes übrig, als viel zu reden. Schließlich möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Führung und Orientierungshilfe bieten, die sie brauchen. Außerdem gibt es viele Situationen, in denen Sie Ihre Meinung sagen müssen.

Aber irgendwann kann es auch einmal zu viel sein; und das führt dann womöglich dazu, dass Sie Gespräche völlig beherrschen und die Meinungen Ihrer Mitarbeiter ungehört bleiben. Um das zu verhindern, sollten Sie darauf achten, genauso viel zuzuhören, wie Sie sprechen.

Wenn jemand in einem Meeting eine Frage stellt, fordern Sie zunächst die anderen Konferenzteilnehmer auf, sich dazu zu äußern, bevor Sie selbst das Wort ergreifen. Geben Sie erst dann einen Kommentar ab, wenn bereits mehrere andere Teilnehmer ihre Meinung dazu gesagt haben. So werden alle in die Diskussion einbezogen und haben das Gefühl, dass auf ihre Meinung Wert gelegt wird.

Sie können auch regelmäßig Vier-Augen-Gespräche mit Ihren Teammitgliedern führen, um eine gute Basis für eine offene, ehrliche Kommunikation zu schaffen. Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihren Wünschen, Bedürfnissen und Anliegen - und dann schweigen Sie. Sie werden staunen, wie viel man daraus lernt.


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