Management-Tipp des Tages

Wenn die Nachrichten nur noch Schreckensmeldungen bringen und die Zukunft unsicher ist, erhoffen sich viele Mitarbeiter Beruhigung von ihren Vorgesetzten - obwohl Sie selbst vielleicht auch keine Lösung wissen.

In so einer Situation können Sie Ihren Mitmenschen helfen, indem Sie zunächst einmal zu Ihrer eigenen Mitte finden. Nehmen Sie sich vor solchen Gesprächen Zeit, ein paar Minuten innezuhalten und tief durchzuatmen, und versetzen Sie sich dann in die Lage Ihres Gesprächspartners.

Welche Bedenken, Fragen oder Anliegen hat er? Worauf braucht er sofort eine Antwort? Hier können Formulierungen wie: "Ich weiß, dass viele von Ihnen vielleicht denken ..." hilfreich sein. Je schneller Sie herausfinden, was in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter vorgeht, und darauf eingehen, umso eher werden Sie sie beruhigen können.

Suchen Sie nach glaubwürdigen Informationsquellen und lesen Sie sie genau durch, um sie dann in klare, prägnante Worte zu fassen. Auch Zweifel oder Ungewissheit kann man selbstbewusst äußern, ohne an Autorität einzubüßen, zum Beispiel mit folgenden Worten: "Es sind immer noch Berichte über … in Umlauf, doch nach unserem bisherigen Wissen …"

Sprechen Sie oft mit Ihren Mitarbeitern, auch wenn es nichts Neues zu berichten gibt, damit alle wissen, dass Sie das Thema aktiv verfolgen. Informieren Sie sie über konkrete Maßnahmen, beispielsweise mit Formulierungen wie: "Wir unternehmen zurzeit folgende Schritte …" oder "Sie können Folgendes tun …", um ihnen zu signalisieren, dass etwas geschieht.

In eigener Sache: Ab dieser Woche erscheint an dieser Stelle der Newsletter "Lead Forward - Der wöchentliche Newsletter für erfolgreiche Führungskräfte von HBM-Chefredakteurin Antonia Götsch". Er ersetzt den Management-Tipp des Tages. Sie teilt jede Woche die besten Gedanken aus dem Harvard Business Manager mit Ihnen und ihre persönlichen Tipps als Führungskraft.

Schwierige Gespräche sind bereits dann eine große Herausforderung, wenn sie in persönlichem Rahmen stattfinden. Wenn man solche Besprechungen virtuell (zum Beispiel mit einem Mitarbeiter im Homeoffice oder einem Vorgesetzten, der in einer anderen Stadt tätig ist) führen muss, wird die Situation noch heikler. Doch zum Glück kann man einiges tun, um für einen reibungslosen Ablauf solcher Gespräche zu sorgen.

Verwenden Sie ein Videokonferenz-Tool wie Skype, um Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner herzustellen und Gesichtsausdruck und Tonfall in die Diskussion einzubeziehen. Schließlich soll er nicht nur verstehen, was Sie sagen; auch die nichtverbale Kommunikation spielt eine wichtige Rolle.

Zweitens sollten Sie das Telefonat an einem ruhigen, ungestörten Ort führen und Ihren Gesprächspartner bitten, das Gleiche zu tun. Versuchen Sie Ablenkungen auf beiden Seiten nach Möglichkeit auszuschalten.

Und drittens: Drücken Sie sich so konkret wie möglich aus. Bei einer virtuellen Besprechung neigen wir dazu, den Gesprächspartner oder die schwierige Situation eher in abstrakten Begriffen zu betrachten. Gerade deshalb ist es so wichtig, ihm möglichst viele Details zu liefern, egal ob es sich dabei um ein Feedbackgespräch oder um die Übermittlung schlechter Nachrichten handelt. Machen Sie sich vor dem Meeting Notizen, um nichts Wichtiges zu vergessen.


Viele Programme zur Entwicklung von Führungskräften helfen den Teilnehmern nicht, dynamische, kooperative Fähigkeiten zu entwickeln. Aber Sie können diese Schulungsmaßnahmen verbessern, indem Sie sich dabei von Abenteuerexpeditionen in der Wildnis inspirieren lassen.

Solche Programme versetzen die Teilnehmer in ein komplexes, ungewohntes Umfeld, das Möglichkeiten zu kooperativen Entscheidungsprozessen bietet, welche man in einem traditionellen Konferenzraum vielleicht nicht unbedingt hat.

Outdoor-Erfahrungen erfordern eine gezielte Vorbereitung - körperlich, logistisch und geistig - auf die bevorstehenden Herausforderungen.

Außerdem muss man in Echtzeit auf kontinuierliches Feedback aus verschiedenen Quellen reagieren. Entweder man landet dort, wo man auf der Karte hinmöchte (oder auch nicht), das Zelt bleibt trocken (oder nicht), und alle gehen morgens pünktlich los (oder müssen ihr Abendessen im Dunkeln einnehmen).

Die kontinuierlichen Interaktionen schaffen einen Kameradschaftsgeist und eine Teamnorm offener Diskussionen und ehrlichen Feedbacks. Diese Vertrauensbasis besteht oft noch lange nach dem Ende der Expedition weiter.

Außerdem werden die Teilnehmer auf solchen Exkursionen immer wieder mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert, sodass sie das Gelernte sofort in die Praxis umsetzen können.

Sie müssen Ihre Führungskräfte aber nicht unbedingt zu einer abgelegenen Insel fliegen und ihnen ein Zelt, einen Spirituskocher und ein Kajakpaddel in die Hand drücken, um diese Ergebnisse zu erzielen; Sie können auch ein bisschen von dieser Outdoor-Erfahrung in die eigenen vier Wände Ihres Unternehmens hineinbringen, um Ihr nächstes Schulungsprogramm zu verbessern und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu erweitern.

Wenn wir uns um einen neuen Job bewerben, einen Vertrag abschließen oder einen Kunden gewinnen möchten, versuchen wir oft, den Interessen und Erwartungen unseres Gesprächspartners zu entsprechen, um einen guten ersten Eindruck zu erwecken. Doch diese Vorgehensweise kann kontraproduktiv sein.

Ihre wahre Persönlichkeit zu verbergen oder mit eigenen Ideen hinterm Berg zu halten, ist in kognitiver und emotionaler Hinsicht anstrengend - und das kann sich wiederum negativ auf Ihr Auftreten und Ihre Ausstrahlung während des Gesprächs auswirken.

Außerdem kann man die Vorlieben oder Erwartungen eines anderen Menschen nicht mit Sicherheit kennen, auch wenn man noch so genau recherchiert hat. Durch den Versuch, vorauszusehen, was man von Ihnen erwartet, wird sich Ihre Angst nur noch verschlimmern. Außerdem wirken Sie dadurch vielleicht unaufrichtig. Seien Sie lieber Sie selbst - Ihr wahres, authentisches Ich.

Versuchen Sie Ihrem Gesprächspartner zu vermitteln, was Sie zu bieten haben (Fähigkeiten, die sein Team oder sein Unternehmen braucht), statt ihm um jeden Preis das liefern zu wollen, was er Ihrer Meinung nach haben möchte.

Untersuchungen zeigen, dass man einen besseren Eindruck macht, wenn man einfach sich selbst treu ist. Das fühlt sich nicht nur besser an, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Ziel erreichen.

Eine gute Präsentation beinhaltet zwar oft Daten; doch Daten allein sind noch lange keine Garantie für eine gute Präsentation. Um Ihr Publikum nicht zu verwirren, versuchen Sie sich möglichst einfach auszudrücken. Fragen Sie sich: "Welches sind die wichtigsten Informationen, die mein Publikum aus diesen Daten gewinnen soll?"

Als Nächstes sollten Sie darauf achten, ob Ihre Diagramme auch gut lesbar sind. Was auf Ihrem Laptop gut erkennbar ist, kann bei der Projektion auf eine Leinwand schwerer leserlich sein. Üben Sie Ihre Präsentation vor Kollegen ein, die genauso weit von Ihnen entfernt sitzen wie Ihr späteres Publikum. Wenn diese Ihre Charts nicht deutlich genug erkennen, gestalten Sie sie so um, dass sie gut lesbar sind.

Auch Klarheit ist wichtig: Beschriften Sie X- und Y-Achsen, Tortengrafiken, Balken und andere Diagrammelemente eindeutig. Versuchen Sie auf Abkürzungen zu verzichten, die nicht jeder kennt, und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Zuhörer sich an die Beschriftungen früherer Folien erinnern werden.

Und nicht zuletzt sollten Sie allgemeine Formulierungen vermeiden. Statt "Präferenzen von Millennials" könnten Sie beispielsweise versuchen, eine aussagekräftigere Formulierung wie "Millennials kommt es auf Mobilität an!" zu finden. Headlines von Folien sind das erste Element, das Ihr Publikum bemerkt und verarbeitet; also investieren Sie Zeit für die Suche nach der richtigen Formulierung.

Jeder neue Job - ob es sich nun um eine interne Beförderung oder eine Stelle in einem anderen Unternehmen handelt - kann eine Zerreißprobe sein. Noch entmutigender wird diese Situation, wenn man weiß, dass der Vorgänger sich großen Ansehens erfreut hat und sehr erfolgreich war.

Versuchen Sie nicht, die Persönlichkeit oder den Führungsstil Ihres Vorgängers zu kopieren. Seien Sie sich selbst treu und stehen Sie zu Ihrem eigenen Stil; so können Sie sich am ehesten Respekt verschaffen und Vergleichen vorbeugen.

Außerdem sollten Sie sich Einblick in wichtige Beziehungen an Ihrem neuen Arbeitsplatz verschaffen und herausfinden, wie man richtig damit umgeht. Dazu müssen Sie nicht nur wissen, wer diese Menschen sind (und zwar nicht nur diejenigen aus der Führungsetage), sondern auch, was ihnen am wichtigsten ist, was sie von Ihnen erwarten und welche Anliegen sie haben könnten.

Und bemühen Sie sich auch um Feedback. Bitten Sie ein paar Kollegen Ihres Vertrauens, Ihnen frühzeitig und oft mitzuteilen, was bei Ihrer Arbeit gut und was weniger gut läuft, damit Sie bei Bedarf rasch Korrekturen vornehmen können.

Und natürlich sollten Sie auch mit der richtigen Einstellung an Ihr neues Aufgabengebiet herangehen. In die Fußstapfen eines erfolgreichen Vorgängers treten zu müssen, kann einen an den eigenen Fähigkeiten zweifeln lassen; vielleicht fragen Sie sich dann, ob Sie überhaupt das Zeug dazu haben, die von Ihrem Vorgänger gesetzten Maßstäbe zu erfüllen. Konzentrieren Sie sich stattdessen lieber auf Ihre Stärken und auf das, was Sie in Ihr neues Aufgabengebiet einbringen.

Leistungsträger haben oft sehr hochgesteckte Ziele, wenn es um ihre Selbstoptimierung geht. Doch solche großen Pläne - zum Beispiel "jeden Tag eine Stunde meditieren" oder "mehr lesen" - sind oft eher eine Belastung. Außerdem hält man sie auf die Dauer sowieso nicht durch.

Also richten Sie Ihr Augenmerk lieber auf kleine Verbesserungen, die sich leichter verwirklichen und dauerhaft aufrechterhalten lassen. Diese Veränderungen sollten wirklich minimal sein: zum Beispiel 30 Sekunden zu meditieren oder jeden Abend einen Absatz in einem Buch oder Fachartikel zu lesen.

Um sich diese kleine Umstellung zu erleichtern, kombinieren Sie sie mit einer täglichen Aufgabe: Führen Sie Ihre neue Aktivität zur selben Zeit (oder direkt davor) aus wie etwas, das Sie ohnehin bereits jeden Tag tun. Lesen Sie den einen Absatz aus Ihrem Fachartikel beim Zähneputzen. Meditieren Sie, während Ihr Kaffee durch die Maschine läuft. Und dokumentieren Sie Ihre Fortschritte auch - aber auf einfache Weise.

Versuchen Sie es einmal mit einer Liste, in der Sie sich die gewünschte Aktivität notieren und unter jedes Datum einfach ein J oder N schreiben, je nachdem, ob Sie die Aufgabe erledigt haben oder nicht.

Wenn Sie mehrere Wochen lang nur J's in ihre Liste eingetragen haben, können Sie Ihre neue positive Gewohnheit ein kleines bisschen verlängern (beispielsweise um 10%).

Fahren Sie mit diesen schrittweisen Veränderungen fort, bis die neue Gewohnheit Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist. Wer klein anfängt, kann Großes bewirken!

Depressionen sind die weltweite Hauptursache für Arbeitsunfähigkeit; daher werden wahrscheinlich auch Sie im Lauf Ihrer Karriere irgendwann einmal mit einem Mitarbeiter zu tun haben, der daran erkrankt ist. Wahrscheinlich wird sich dieser Mitarbeiter eher direkt an Sie wenden und um eine Anpassung seiner Arbeitsbedingungen bitten, statt zur Personalabteilung zu gehen.

Um auf solche Situationen vorbereitet zu sein, sollten Sie sich so gut wie möglich über diese Erkrankung informieren. Denn wenn Sie die Symptome kennen, können Sie die Bedürfnisse solcher Mitarbeiter besser einschätzen.

Es gibt aber auch Möglichkeiten, der Entstehung psychischer Probleme in Ihrem Team vorzubeugen. Zum Beispiel durch flexible Arbeitszeiten: Untersuchungen zeigen, dass eine flexible Arbeitsgestaltung Produktivität, Engagement und Mitarbeiterbindung erhöht.

Und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mehr Erfolgserlebnisse haben. Positive Arbeitserfahrungen stärken das Selbstvertrauen. Unterteilen Sie Großprojekte in kleinere Etappen mit entsprechenden Zwischenterminen: Auf diese Weise betrachten die Mitarbeiter große Projekte als kleinere, überschaubarere Aufgaben.

Nutzen Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter: Wenn jemand das Gefühl hat, dass eine Aufgabe genau auf ihn zugeschnitten ist, wird er diese Arbeit eher als wichtig ansehen, sie schneller erledigen und sich dabei bestätigt fühlen.

Und schließlich sollten Sie sich auch über die zur Verfügung stehenden Ressourcen klar werden (nicht nur für Ihre Mitarbeiter, sondern auch für sich selbst). Viele Unternehmen verfügen heute über kostenlose Employee Assistance Programs (EAPs) oder andere Möglichkeiten, Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Wenn Sie Ihrem Team solche Ressourcen schon im Vorfeld anbieten, wird es sich eher an Sie wenden, bevor Probleme auftreten, die es ernsthaft in seiner Arbeitsleistung beeinträchtigen.

Unkoordinierte Besprechungen, konkurrierende Prioritäten, unklare Zuständigkeiten, sodass am Ende niemand weiß, wer bei einer Entscheidung das letzte Wort hat: All das sind oft Anzeichen dafür, dass die Entscheidungsprozesse in einem Unternehmen schlecht konzipiert sind. Statt an den Symptomen zu arbeiten, versuchen Sie lieber etwas am System selbst zu verändern.

Stellen Sie zunächst Kategorien für die verschiedenen Entscheidungen auf, die in Ihrem Unternehmen getroffen werden müssen, und legen Sie dann fest, wer für welche Entscheidungen zuständig sein soll. Verteilen Sie die Zuständigkeiten sorgfältig, um sicherzugehen, dass jeder die Grenzen seiner Abteilung und seiner eigenen Rolle genau kennt.

Natürlich trifft niemand Entscheidungen im luftleeren Raum; oft sind wir bei der Umsetzung unserer Beschlüsse auf andere Mitarbeiter angewiesen. Also achten Sie darauf, alle von einer Entscheidung betroffenen Personen miteinander in Kontakt zu bringen, um eine effektive Koordination zu gewährleisten.

Vielleicht müssen Sie zu diesem Zweck auch Verbindungen zu anderen Teams herstellen und gemeinsame Terminkalender oder Online-Portale entwickeln, auf denen Sitzungsprotokolle gepostet werden.

Und schließlich sollten Sie unbedingt Metriken in diesen Prozess einbauen, um zu überwachen, wie effektiv die Entscheidungen in Ihrem Unternehmen sind. Überprüfen Sie regelmäßig, was gut funktioniert und was nicht, und nehmen Sie entsprechende Änderungen vor.

Eine Rede oder Präsentation zu schreiben, ist eine schwierige Herausforderung, und sie auswendig zu lernen erfordert noch mehr Zeit und Mühe. Doch ob Sie nun auf einer Konferenz sprechen, Ihren Mitarbeitern eine richtungsweisende Ansprache halten oder das Führungsteam Ihres Unternehmens von einer Idee überzeugen möchten - Sie sollten Ihren Text in- und auswendig kennen.

Übergänge von einem Punkt zum nächsten sind oft besonders knifflig. Also unterteilen Sie Ihren Vortrag in einzelne Abschnitte, notieren Sie sich, wo schwierige Überleitungen liegen, und üben Sie diese mehrfach ein.

Als Nächstes investieren Sie jeden Tag ein bisschen Zeit dafür, Ihre Rede oder Präsentation auswendig zu lernen. Sie können sie auch aufnehmen und abhören, während Sie Auto fahren, trainieren oder Besorgungen machen. Eine andere hilfreiche Strategie besteht darin, einen Teil Ihres Texts direkt vor dem Schlafengehen oder beim Zähneputzen einzustudieren.

Und schließlich sollten Sie auch einen Notfallplan für den Fall parat haben, dass Sie einmal ins Stocken geraten. Legen Sie sich dafür schon im Vorfeld zwei oder drei Sätze zurecht, zum Beispiel: "Jetzt muss ich schnell mal in meinen Notizen nachschauen" oder "Mir fällt mein nächster Punkt gerade nicht ein. Geben Sie mir einen Moment Zeit zum Nachdenken".

Der kleine Schnitzer wird für alle Beteiligten weniger störend sein, wenn Sie dadurch nicht in Panik geraten, sondern sich einfach bemühen, den Faden wiederzufinden.


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