So gelingt der Urlaub auch im Posteingang

E-Mails:

Von Michelle Gielan
Heft 6/2019
Getty Images/Tetra images RF

Wir alle brauchen Zeit, um abzuschalten und unseren Akku wieder aufzuladen. Untersuchungen zeigen, dass Phasen ohne elektronische Kommunikation - vor allem ohne E-Mails - unseren Stresslevel senken und uns produktiver machen. Trotzdem zögern wir oft, den ersten Schritt zu machen und eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren, die für unsere Auszeit klare Grenzen setzt.

Ich selbst hatte immer mit der Angst zu kämpfen, dass meine Abwesenheitsnotizen unbeabsichtigte Folgen haben könnten - beispielsweise dass andere mich als Faulenzerin wahrnehmen könnten oder dass ich Chancen verpasse.

Aber genau das, was wir oft scheuen - eben weil wir glauben, dass es unser Image oder unseren Erfolg negativ beeinflussen könnte -, lässt sich auch dazu nutzen, das genaue Gegenteil zu erreichen.

Abwesenheitsnotizen können ein hervorragender Hebel sein, um den eigenen Erfolg voranzutreiben. Wer in Urlaub geht, zu einer Konferenz reist oder einen der großen Momente des Lebens erlebt - etwa die Geburt des eigenen Kindes -, kann auf diesem Weg soziale Verbindungen mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten stärken.

Indem Sie kleine Informationen über sich selbst, über Ihre Reise oder über Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens teilen, können Sie Geschäftsbeziehungen stärken oder die Verbindung von Kunden zu Ihrem Unternehmen intensivieren.

Studien des Glücksforschers Shawn Achor (er ist mein Ehemann) haben gezeigt, dass die Stärke unserer sozialen Verbindungen - die Beziehungen Sinn und Tiefe verleihen - besonders gut vorhersagt, wie hoch langfristig unser Glücksniveau sein wird.

Auch lässt sich daraus hervorragend auf unser berufliches Leistungsniveau schließen. Wenn Menschen sich positiv mit uns verbunden fühlen, lassen sie sich eher auf Geschäfte mit uns ein und sind eher bereit, mit uns gemeinsam Probleme zu lösen. Diese Verbindung entsteht durch das Gefühl, dass man jemanden wirklich kennt.

98 Prozent wählen Sicherheit

Dennoch entscheiden sich die meisten Menschen für die "sichere" Variante der Abwesenheitsnotiz. Diese macht den Empfänger einfach nur darauf aufmerksam, dass man bis zu einem bestimmten Datum nicht im Büro sein werde und der andere bitte einen Kollegen kontaktieren möge, wenn er sofort jemanden in der Abteilung erreichen müsse. Ich schätze mal, dass etwa 98 Prozent der Abwesenheitsnotizen einen solchen Text enthalten.

Im Laufe meiner Karriere habe ich buchstäblich Zehntausende dieser Nachrichten erhalten. Sehr selten war darunter eine eher aggressive Formulierung, so wie sie Daniel Mallory Ortberg laut einem Artikel in der "New York Times" angeblich abgeschickt hat: "Ich bin im Urlaub und nehme keine E-Mails über irgendwas entgegen. Ich habe auch nicht vor, irgendwelche alten E-Mails zu lesen, wenn ich zurückkomme, denn das fühlt sich wie das Gegenteil einer Urlaubserfahrung an."

Diese Art Nachricht ist nicht mein Stil. Aber sie hat etwas, das nachklingt, denn natürlich macht es den Zweck eines Urlaubs zunichte, wenn wir wiederkommen und einen riesigen Rückstand an E-Mails aufarbeiten müssen - vor allem wenn viele davon alte Nachrichten sind oder Anfragen sich bereits erledigt haben.

Ein Freund von mir, der in einem Verlag arbeitete, leitete alle seine E-Mails während seines Urlaubs direkt in den Papierkorb und schrieb den Absendern, sie sollten ihre Nachricht noch einmal schicken, wenn sie nach seiner Rückkehr noch relevant sei. Am ersten Tag nach seinem Urlaub gingen genau drei Mails bei ihm ein.

Wenn dieser Weg Ihnen nicht als der richtige erscheint, können Sie und ich vielleicht von den verbleibenden 2 Prozent der Abwesenheitsmails lernen, die ich bekomme. Manchmal braucht es nur eine zusätzliche Zeile in der Standardabwesenheitsnotiz, damit aus einem "ausreichend" ein "vorteilhaft" wird.

Den vollständigen Text finden Sie im aktuellen Harvard Business Manager.

Ausgabe 6/2019


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Kreativität ist nur der Anfang - was wirklich zählt, sind Führung und Disziplin

Michelle Gielan
    Michelle Gielan ist Expertin für positive Kommunikation. Als Gründerin des Institute for Applied Positive Research, einer Forschungseinrichtung des US-Beratungsunternehmens GoodThink, hat sie den Bestseller "Broadcasting Happiness" geschrieben. Zuvor war sie TV-Nachrichtenmoderatorin bei CBS News.
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