Im Ignorieren liegt die Kraft

29. September 2014
Corbis

2. Teil: Das Postfach wird niemals leer - Setzen von Prioritäten reicht nicht aus

Unsere Zeit und Aufmerksamkeit sind begrenzte Ressourcen: Sobald wir einen gewissen Grad an beruflicher Verantwortung erreicht haben, können wir niemals alle Anforderungen erfüllen, die man an uns stellt, egal, wie lange wir arbeiten und wie sehr wir uns dabei anstrengen. Die lange Schlange der Menschen, die etwas mit uns besprechen möchten, erstreckt sich aus unserem Büro bis auf die Straße hinaus. Unsere Aufgabenlisten reichen bis zum Fußboden. Unser Postfach wird niemals leer.

Viele Menschen stolpern über dieses Problem, weil sie denken, dass sie diesen Berg irgendwie abtragen können - indem sie länger, härter oder intelligenter arbeiten (was auch immer das heißt) in der vergeblichen Hoffnung, eines Tages doch ans Ende ihrer Liste zu kommen.

Das Erfolgsrezept liegt in der Erkenntnis, dass das Setzen von Prioritäten zwar notwendig ist, aber nicht ausreicht. Der nächste wichtige Schritt besteht darin, einen Notfallplan zu erstellen - so wie Ärzte und Sanitäter in einer Krisensituation entscheiden müssen, wer sofortige Hilfe braucht, wer noch warten kann, wer überhaupt keine medizinische Unterstützung benötigt und wer sowieso nicht mehr zu retten ist. Für uns bedeutet ein solcher Notfallplan, uns nicht einfach nur auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und die weniger wichtigen auf später zu verschieben, sondern die vielen Aufgaben, deren Wichtigkeit unterhalb einer bestimmten Schwelle liegt, bewusst zu ignorieren.

Der erste Schritt besteht darin, das Problem mit anderen Augen zu sehen. Ein volles Postfach, unerledigte To-do-Listen und eine Schlange enttäuschter Leute vor Ihrer Tür als persönliches Versagen zu interpretieren, hilft Ihnen nicht weiter. So eine Sichtweise spornt Sie vielleicht dazu an, noch härter zu arbeiten in der Hoffnung, all die unerledigten Dinge irgendwann bewältigt zu haben. Doch das ist eine Illusion. Diesen Kampf können wir nicht gewinnen - jedenfalls nicht auf sinnvolle Weise -, denn ab einem bestimmten Punkt in unserer beruflichen Karriere werden die potenziellen Anforderungen immer größer sein als unsere Kapazitäten, egal, wie intensiv wir uns unserer Arbeit widmen. Also sind die Eingangsbox, die Liste und die Menschenschlange vor unserer Tür eigentlich ein Zeichen dafür, dass wir erfolgreich sind - sonst würden sich nicht so viele Leute um unsere Zeit und Aufmerksamkeit bemühen.

Letztendlich besteht der Sieg nicht darin, taktische Schlachten zu gewinnen, sondern den Krieg: Unser Ziel ist kein leeres Postfach, sondern ein Postfach, das keine wirklich wichtigen Nachrichten mehr enthält. Keine vollständig abgearbeitete Aufgabeliste, sondern eine Liste, von der wir alle wirklich wichtigen Punkte abgehakt haben. Keine nicht vorhandene Menschenschlange vor unserer Bürotür, sondern eine Schlange, in der keine wirklich wichtigen Leute mehr stehen.

Der nächste Schritt besteht darin, sich von falschen Tools zu verabschieden. Wir investieren ungeheuer viel Energie in Zeitmanagement und persönliche Produktivität. Auf taktischer Ebene können wir mit solchen Bemühungen tatsächlich etwas erreichen; doch bei der strategischen Aufgabe, einen Notfallplan zu erstellen, sind sie nutzlos. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, eine Aufgabenliste zu schreiben, sondern eine Bedeutungsschwelle festzulegen und sich dann auch daran zu halten.

Und schließlich und endlich müssen wir uns auch mit dem emotionalen Aspekt dieses Notfallplans beschäftigen, denn das ist kein rein kognitiver Prozess.

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