Schluss mit endlosen Meetings!

8. November 2012

2. Teil: Wie Sie viel Zeit sparen können

Sehr wichtig ist ein Ergebnisprotokoll, in dem alle Entscheidungen und Aktionspläne (Wer macht was bis wann?) zusammengefasst werden. Es kann zum Beispiel reihum geführt werden wird und sollte wenige Tage nach dem Meeting an alle Teilnehmer versandt werden.

Alle diese Tipps werden Ihnen helfen. Aber es gibt ein weiteres, ganz einfaches Mittel, das nicht einen Cent kostet, sofort umgesetzt werden kann und nachgewiesen erfolgreich ist: Halten Sie Ihre Meetings im Stehen ab.

Schon im Jahr 1999 haben Allen Bluedorn und seine Kollegen an der Universität von Missouri eine Studie zu diesem Thema veröffentlicht. An ihrem Experiment nahmen insgesamt 555 Betriebswirtschaftsstudenten teil. Sie sollten jeweils in 5er Gruppen ein Meeting abhalten, um folgendes Problem zu diskutieren: "Sie sind auf dem Mond gelandet und haben keinen Kontakt zur Erde. Bitte sortieren Sie die Liste der folgenden 15 Gegenstände in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für Ihr Überleben." Die Gegenstände waren zuvor von Astronauten der NASA bewertet worden, so dass die Entscheidungen der Gruppen mit dem Expertenurteil verglichen werden konnten. Die 111 Gruppen wurden geteilt. Die eine Hälfte sollte sich während der Gruppendiskussion hinsetzen, die andere Hälfte stand während des Meetings.

Die Auswertung lieferte aufschlussreiche Ergebnisse:

• Zunächst waren die Meetings im Stehen kürzer, nämlich um 34 Prozent.

• Die Teilnehmer, die sitzen durften, fühlten sich etwas wohler: Sie schätzten den Komfort während des Meetings um 22 Prozent besser ein. Deshalb waren diese Teilnehmer auch etwas zufriedener, allerdings nur um 4 Prozent, und glaubten, die zur Verfügung stehenden Informationen und Argumente besser ausgetauscht zu haben (um 5 Prozent).

• Überraschend war, dass es keine signifikanten Unterschiede hinsichtlich der objektiven Qualität gab - die Gruppen, die ihre Meetings im Stehen abhielten, waren eher noch etwas besser (um 6 Prozent) als diejenigen, die sitzen durften.

Bluedorn und seine Kollegen berichten in ihrem Beitrag, dass Meetings in vielen Bereichen seit langem im Stehen abgehalten werden - im Militär ist die kurze Lagebesprechung der Offiziere am Kartentisch stehend seit jeher üblich. Aber auch im Top-Management stehen die Teilnehmer manchmal bei einer Besprechung. Die Untersuchung ist aber die erste, die wirklich nachweist: die benötigte Zeit wird kürzer, aber die Qualität bleibt mindestens gleich, oder wird höher.

Neben der nachgewiesenen Effektivität bei gleichzeitig höherer Effizienz gibt es aber noch einen weiteren Grund für Meetings im Stehen: Rituale schweißen zusammen und tragen so zu einer gemeinsamen Identität des Teams bei. Wenn die Teammitglieder es gewohnt sind, dass jeden Mittwochmorgen zur Besprechung alle kurz aufstehen, wird es schnell zum einem positiven Merkmal, welches das eigene Team von anderen unterscheidet. Dies hilft den Mitgliedern, sich mit dem Team zu identifizieren, was wiederum zu mehr Zufriedenheit und Zusammenarbeit beiträgt. Während also die Studenten in Bluedorns Experimenten etwas weniger zufrieden waren, sind nach meiner Erfahrung Teilnehmer "echter" Gruppen, die sich regelmäßiger treffen, sogar zufriedener, weil sie sich (nicht nur, aber auch) durch das stehende Meeting mehr mit dem Team identifizieren.

In meiner Abteilung führen wir seit mehreren Jahren unsere Meetings im Stehen durch. Die "alten Hasen" kennen es nicht anders. Neue Teammitglieder finden es anfangs lustig oder etwas komisch. Aber schon nach kurzer Zeit genießen sie es, Teil der Familie zu sein, indem sie an einem einfachen Ritual teilnehmen können.

Fazit

Stehen Sie auf! Ihre Meetings werden spürbar kürzer und bei gleich guten Ergebnissen zu einem Markenzeichen Ihres Teams werden.

Was ist Ihr Erfolgsrezept für effiziente Meetings? Diskutieren Sie mit!

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Kommentare
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Thomas W. Husung 08.11.2012

zusätzliche Tools zur Unterstützung
Allen Punkten kann ich zu 100% zustimmen. Es gibt auch Tools, die sämtliche Punkte aus dem Artikel umsetzen können. Und das gute daran ist, dass viele Aktivitäten aus einem Teammeeting bereits in die Vorbereitung gelegt werden können - erste Ideensammlungen, Abstimmungen können im Vorfeld erledigt werden. Asynchrone Aktivitäten ermöglichen nochmals eine Beschleunigung des Meetings selbst! (...) Bitte verzichten Sie auf Werbung. Vielen Dank, die HBM-Online-Redaktion

Unregistriert 08.11.2012

Jemand
Meetings dienen dem Zweck den Chefs zu erklären was man macht und sind daher für einen selber Zeitverschwendung.

povlhenningsen 24.11.2012

Ein Däne über Meetings
Ich schreibe aus dänischer Sicht. Bei uns sind Sitzungen auch eine sehr grosse Herausforderung. Alle wissen, was eine gute Sitzung ist - sehr wenig tun was, um den Stand der dinge zu ändern. Meine Behauptung - man könnte die meisten Sitzungen um 25-50 % kürzen. Und die Freude an der Arbeit würde um dasselbe steigen. Sitzunge brauchen einen starken Vorsitzenden. Stark und freundlich. Kultur spielt eine Rolle. Dänen sind mit Demokratie erzogen - das heisst alle fühlen, sie haben das recht das Wort zu ergreifen. Ohne eine fest Hand als Vorsitz werden die Beiträge oft zu lang. Dänen mögen auch Konflikte nicht so sehr. Das heisst das Abbbrechen von Wortmeldungen wird schwierig. Sonst haben die meisten wohl im Geschäftsleben dieselben Erwartungen zu Meetings Etwas bewirken - so zügig wie möglich. Das ist die Aufgabe - global gesehen.

Unregistriert 26.11.2012

Viele in China wissen was ein Döner ist. Gibt in Shanghai viele türkische Restaurants

kargo123 24.10.2014

Geniale Idee mit dem Stehen. Was ich auch sehr hilfreich finde, ist das Begrenzen der Sprechzeit oder die Verteilung von Redezeit-Kontingenten. Dann muss natürlich noch eine Moderation darauf achten, dass niemand die Zeit überschreitet... @Unregistriert: Selbst wenn man dem Chef nur erklärt, was man gerade tut, ist das noch lange keine Zeitverschwendung. Es hat zwei Vorteile: 1. Man reflektiert das eigene Handeln. 2. Man setzt sich Feedback / Kritik aus und kann so blinde Punkte eliminieren.

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