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Selbstmanagement

So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

Von Amy Gallo

E-Mails strömen zu Hunderten in die Posteingänge, Sie finden kaum etwas wieder, die IT weist ständig auf die Größenbeschränkung Ihres Postfachs hin. Wenn Ihre elektronische Post Ihren Arbeitstag dominiert, sollten Sie sofort reagieren. Mit welchen Strategien Sie den Überblick behalten.

Beschwerden über die E-Mail-Lawine gibt es zuhauf. Vielleicht haben Sie einige der folgenden Sätze schon gehört oder sich selbst so ähnlich geäußert: "Ich bekomme Hunderte von E-Mails am Tag", "Ich könnte meinen ganzen Arbeitstag dazu verwenden, auf E-Mails zu antworten", "Ich finde ich meinem Posteingang nichts mehr."

Um ihre Mitarbeiter zu entlasten und die Zahl der E-Mails zu reduzieren reagieren viele Unternehmen mit klaren Regeln: Beispielsweise hat der CEO des französischen IT-Dienstleistungsunternehmens Atos angewiesen, ab 2013 interne Mails abzuschaffen. Der Autobauer Volkswagen will, dass bestimmte Mitarbeiter keine E-Mails mehr nach Feierabend erhalten. Wenn solche Firmen zu drastischen Mitteln greifen, ist es dann nicht an der Zeit, etwas Ähnliches zu tun, um Ihre eigene Mail-Überlastung zu reduzieren?

Experten für Produktivität sprechen sich jedoch gegen solche radikalen Maßnahmen aus. E-Mail ist ganz gewiss eine Bedrohung der Effizienz, sagt David Allen, Berater und Autor der Bücher "Getting Things Done" und "Making It All Work". Dennoch ist er der Meinung, dass die E-Mail ein notwendiges Arbeitswerkzeug sei. "Ich benutze E-Mails seit 1983. Ohne sie könnte ich nicht das Leben leben, das ich habe", sagt Allen. Bob Pozen, Dozent für Betriebswirtschaftlehre an der Harvard Business School und Autor des Buches "Extreme Productivity" stimmt zu. Sie könnten versuchen, weniger E-Mails zu nutzen. Aber Aussicht auf Erfolg habe das kaum: Es sei heute im Arbeitsleben kaum noch möglich, Menschen telefonisch zu erreichen oder persönlich zu treffen. Pozen und Allen sind sich einig: Regeln wie die von Atos oder Volkswagen sind nicht notwendig. Sie können die Kontrolle über Ihre E-Mails zurückgewinnen und deren heimtückischen Effekte auf Ihre Produktivität reduzieren. Dazu müssen Sie nur ein paar einfache Regeln beachten.

Anschluss finden

Laut Allen ist die E-Mail-Flut nur ein Symptom eines größeren Problems: der Mangel an klaren und effektiven Gewohnheiten. Wenn Ihr Unternehmen keine eindeutigen Prozesse der Entscheidungsfindung hat und Mitarbeiter nicht das von ihren Kollegen bekommen, was sie brauchen, dann werden sie das System mit Mails und Einladungen zu Meetings fluten. Dann verstricken sich die Leute in ihren Arbeitsrückständen, was wiederum zu noch mehr Mails und Meeting-Anfragen von frustrierten Mitarbeitern führt, die versuchen, den Anschluss wiederzufinden.