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DIE KONTROLLE ÜBER DIE DATENVERARBEITUNG GEHÖRT IN DIE HÄNDE DER NUTZER:

HBM 3/1987


BRANDT AL­LEN ist Pro­fes­sor für Be­trie­bs­wirt­schaft an der Col­ga­te Dar­den Gra­dua­te School of Busi­ness Ad­mi­nis­tra­ti­on der Uni­ver­si­ty of Vir­gi­nia.

Es hat sich mitt­ler­wei­le her­um­ge­spro­chen, daß die In­for­ma­ti­ons­tech­nik Wett­be­wer­bs­vor­tei­le er­schlie­ßen kann. Aber der Schlüs­sel kann die Schatz­kam­mer nicht öff­nen, wenn die EDV-Ab­tei­lun­gen in den Un­ter­neh­men nicht bes­ser ar­bei­ten, als das heu­te die Re­gel ist. Die meis­ten Füh­rungs­kräf­te hal­ten die EDV für die un­wich­tigs­te Stabs­funk­ti­on. Sie sei nicht nur lang­sam und in­ef­fi­zi­ent, so mei­nen sie, son­dern auch teu­er und rea­gie­re zu­dem nicht auf die Be­dürf­nis­se der An­wen­der in den Fach­ab­tei­lun­gen. Wenn die EDV stra­te­gi­sche Zie­le er­fül­len soll, dann muß sie als pro­duk­ti­ver Teil der Or­ga­ni­sa­ti­on be­trach­tet wer­den. Sie soll­te da­her am bes­ten als Un­ter­neh­men im Un­ter­neh­men ge­führt wer­den, als Pro­fit Cen­ter mit ei­ner fle­xiblen Plan­kos­ten­rech­nung. Be­trie­be, die die­sen Weg ge­gan­gen sind, konn­ten da­mit be­ein­dru­cken­de Er­geb­nis­se er­zie­len: Die Kla­gen des Top­ma­na­ge­ments sind er­heb­lich zu­rück­ge­gan­gen, und die er­war­te­te Wirt­schaft­lich­keit hat sich ein­ge­stellt. Vie­le Ma­na­ger sind je­doch skep­tisch, ob das Pro­fit- Cen­ter-Kon­zept auf die EDV an­ge­wandt wer­den kann. Sie hal­ten die Da­ten­ver­ar­bei­tung in ers­ter Li­nie für einen Kos­ten- und nicht für einen Er­trags­fak­tor. Dies galt si­cher in der Ver­gan­gen­heit, als die EDV in die Or­ga­ni­sa­ti­ons­ab­tei­lung ein­ge­bun­den und eine Kos­ten­stel­le mit ei­nem star­ren Bud­get war, von der nicht er­war­tet wer­den konn­te, daß sie in ei­ge­ner Re­gie Er­trä­ge er­wirt­schaf­te­te. Die An­sicht, EDV-Kos­ten sei­en Ge­mein­kos­ten, ist frei­lich längst über­holt. Wel­che Fol­gen das Pro­fit-Cen­ter-Kon­zept für die EDV hat, läßt sich mei­ner An­sicht nach nur ver­ste­hen, wenn man sich an­schaut, auf welch un­ter­schied­li­che Wei­se die­se Ab­tei­lung in den Un­ter­neh­men ge­führt wird. Am einen Ende des Spek­trums ist sie nichts wei­ter als eine Stabs­funk­ti­on ohne jede stra­te­gi­sche Be­deu­tung. Am an­de­ren Ende bil­det die EDV eine ei­gen­stän­di­ge ope­ra­ti­ve Ein­heit und spielt eine in­te­gra­le Rol­le in der stra­te­gi­schen Un­ter­neh­mens­pla­nung: Die klas­si­sche zen­tra­li­sier­te EDV ist eine rei­ne Ge­mein­kos­ten­stel­le. Die­se Or­ga­ni­sa­ti­ons­form zie­hen Un­ter­neh­men vor, in de­nen al­lein das Top­ma­na­ge­ment ent­schei­det, wie­viel in die Da­ten­ver­ar­bei­tung in­ves­tiert wird. Es gibt kei­ne Um­la­ge des EDV-Auf­wands auf die An­wen­der, auch wenn sie viel­leicht über die Kos­ten in­for­miert wer­den, da­mit ih­nen deut­lich wird, wie teu­er die EDV-Leis­tun­gen zu ste­hen kom­men. Bei bü­ro­kra­ti­scher Kon­trol­le tref­fen das EDV- Ma­na­ge­ment und die An­wen­der alle zen­tra­len Ent­schei­dun­gen ge­mein­sam, ge­wöhn­lich in Form ei­nes Len­kungs­aus­schus­ses. Die EDV ope­riert als star­re Plan­kos­ten­stel­le; die Kos­te­num­la­ge ist ein Mit­tel der Kos­ten­er­fas­sung, nicht der Preis­bil­dung. Ganz an­ders ar­bei­tet ein Pro­fit Cen­ter. Die Bud­gets sind fle­xi­bel. Die EDV ver­kauft ihre Diens­te an die An­wen­der. Für den Ein­satz der Da­ten­ver­ar­bei­tung und die Aus­wahl von Hard- und Soft­wa­re sind die Nut­zer in­di­rekt mit­ver­ant­wort­lich. Ich habe die­se drei An­sät­ze ent­spre­chend dem ein­ge­setz­ten Um­la­ge­ver­fah­ren in acht Stu­fen ein­ge­teilt. Die Stu­fen I und II ent­spre­chen der zen­tra­li­sier­ten EDV, die Stu­fen III bis VI der bü­ro­kra­ti­schen Kon­trol­le und die Stu­fen VII und VIII dem Pro­fit-Cen­ter-Kon­zept. Je­der An­satz hat sei­ne Vor- und Nach­tei­le. Der ers­te Teil die­ses Ar­ti­kels schlüs­selt die acht Stu­fen und ihre Un­ter­schie­de auf. Der zwei­te be­faßt sich mit den Fra­gen, die das Pro­fit-Cen­ter-Kon­zept auf­wirft.
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