Cloud Computing für Manager

Heft 1/2012

2. Teil: Datenmanagement in der Wolke

Die Vorteile der Cloud

Manche halten die Cloud für nichts Besonderes - alles, was sie kann, können auch firmeneigene Rechenzentren leisten. Theoretisch ist das richtig. Zumindest gilt das für große Unternehmen, die sich die ganze Palette an betrieblicher Software und hervorragenden IT-Mitarbeitern leisten können. Sie sind in der Lage, Software für Teamarbeit und Analysen zu kaufen oder selbst zu entwickeln sowie sie in ihren eigenen Rechenzentren zu installieren. Sie können diese Anwendungen für unterschiedliche Gerätearten auslegen - Desktop-Rechner, Laptops, Tablets oder Smartphones - und Beschäftigte von zu Hause oder unterwegs aus über Webbrowser darauf zugreifen lassen. Ebenso können sie diese Infrastruktur für Externe wie freie Mitarbeiter, Lieferanten und Partner öffnen.

Das können sie - aber nur selten tun sie es auch. Der Grund dafür ist nicht, dass die IT-Abteilungen inkompetent wären. Aber diese sind oft überlastet, und es ist erstaunlich schwierig und zeitaufwendig, all die oben genannten Dinge zu realisieren, vor allem wenn die Verantwortlichen versuchen, ältere, bewährte Systeme im modernen Umfeld weiter zu nutzen.

Durchschnittlich geben Unternehmen laut Microsoft 11 Prozent ihres IT-Budgets für die Entwicklung neuer Anwendungen aus, der Rest fließt in Wartung und Infrastruktur. Der Löwenanteil dieses Budgets ist für große strategische Projekte vorgesehen wie den Kauf und Einsatz von Systemen für Schlüsselfunktionen des Unternehmens. Dadurch bleiben wenige Ressourcen übrig, um zum Beispiel den Zugriff sämtlicher Beschäftigten auf alle benötigten Dokumente zu ermöglichen - egal von wo aus, mit welchem Gerät und mit wem sie zusammenarbeiten.

Mitarbeiter produktiver machen
Für den weltweit tätigen britischen Bau- und Dienstleistungskonzern Balfour Beatty sind diese Zugriffsmöglichkeiten ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Entwurfs- und Konstruktionsprofis des Unternehmens verbringen viel Zeit an ihren Einsatzorten im Ausland, wo sie schnellen und zuverlässigen Zugriff auf Kostenschätzungen, Fotos, Pläne und andere große Dateien brauchen. Zehn Jahre lang hatten die Balfour-Mitarbeiter all diese Dokumente auf einen internen FTP-Server hoch- und heruntergeladen, den die IT-Abteilung betreute. Der Dienst war schwierig zu benutzen und ständig am Rand seiner Kapazität.

Also wandte sich das Unternehmen an die kalifornische Box.net, einen Anbieter für Dokumentenmanagement und Datenaustausch auf Cloud-Basis. Wie bei solchen Lösungen oft der Fall, können die bei Box.net gespeicherten Dokumente über Browser oder Anwendungen für Computer, Tablets oder Smartphones aufgerufen werden. Seitdem können Balfour-Mitarbeiter, sobald sie ein Gerät mit Internetverbindung zur Hand haben, auch auf alle ihre Dateien zugreifen.

Obwohl das Management Box.net zunächst nur wegen des einfacheren Zugriffs auf Informationen eingeführt hatte, bemerkte es bald weitere Vorteile. Beim FTP-Server musste die IT-Abteilung jeden Nutzer einzeln registrieren und einen eigenen Dateiordner für ihn anlegen. Wenn ein Nutzer einem Kollegen Zugriff auf seine Daten geben wollte, musste sich ebenfalls die IT darum kümmern. Bei der neuen Cloud-Lösung dagegen verwalten die Anwender ihre Konten und Daten selbst, was wertvolle Zeit spart. "Die Mitarbeiter haben uns immer wieder gesagt, dass sie eine Lösung wollen, die leistungsfähig und flexibel genug ist, damit sie so arbeiten können, wie sie wollen. Mit Box.net haben wir nicht nur eine Lösung gefunden, die diese Forderung erfüllt, sondern haben zusätzlich eine Palette von Funktionen zur besseren Zusammenarbeit erhalten, die enorme Produktivitätsvorteile gebracht haben", erklärt Rick Roman, Director of IT Operations und damit für den IT-Betrieb bei Balfour Beatty verantwortlich.

Seine Erfahrung steht für ein verbreitetes Phänomen bei der Einführung neuer Technologien: Die unerwarteten Vorteile sind oft größer als die erwarteten. Balfour-Mitarbeiter müssen bei neuen Aufträgen Dokumente mit einer jedes Mal anders zusammengesetzten Gruppe von Kunden, Subunternehmern, Prüfern und dergleichen austauschen. Wenn sie ihre Konten selbst verwalten, ist das leicht zu realisieren, in der Zeit vor der Cloud war es schwierig. Das Datenmanagement in der Wolke war also zunächst nur dazu gedacht, den einzelnen Mitarbeiter produktiver zu machen, brachte aber letztlich auch Vorteile bei der Kooperation mit anderen.

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