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Projektmanagement

Die Erfahrungsfalle

von Kishore Sengupta und Tarek K. Abdel-Hamid und Luk N. Van Wassenhove

5. Teil: Leichter Lernen

Wie Vorgesetzte Lernen erleichtern

Unsere Untersuchung deutet zwar darauf hin, dass der Lernzyklus bei den meisten Managern komplexer Projekte nicht mehr funktioniert. Aber die Unternehmen können Abhilfe schaffen. Sie können mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen dafür sorgen, dass Manager auch aus komplexen Situationen lernen. Einige unserer Empfehlungen nehmen die Probleme des erfahrungsbasierten Lernens einfach als gegeben hin und unterstützen Manager dabei, diese Probleme durch andere Arten des Lernens zu vermeiden. Weitere Ansätze versuchen dagegen, die Schwierigkeiten direkt anzugehen und den Mechanismus der Erkenntnisgewinnung und -verarbeitung zu verbessern. Unternehmen, die sich an die folgenden Empfehlungen halten, werden schnell feststellen, dass ihre Fähigkeit, die Ergebnisse im Projektmanagement zu verbessern, kontinuierlich zunimmt.

Mehr kognitives Feedback erteilen

Bei Projekten gibt es viele Informationen, insbesondere Feedback über die Projektergebnisse, die in Statusberichten festgehalten werden. Aber in Situationen mit unklaren Ursache-Wirkungs-Beziehungen ist ergebnisbasiertes Feedback kein wirksames Mittel, um Erkenntnisse zu gewinnen oder die Ursachen eines Problems zu ergründen. Stattdessen benötigen Manager Feedback, das ihnen Aufschluss über die Zusammenhänge zwischen wichtigen Variablen der Projektumgebung gibt, besonders im Projektverlauf. Solche Informationen werden kognitives Feedback genannt.

Die Grafik oben liefert ein Beispiel dafür: Sie zeigt den Zusammenhang zwischen der Anzahl der Mitarbeiter, die mit Qualitätssicherung befasst waren, und der Fehlererkennungsquote in den ersten 80 Tagen eines Projekts. In diesem Fall hat der Manager die Qualitätssicherung erst im Verlauf des Projekts ausgeweitet. Die Quote der gefundenen Fehler steigt zwar dementsprechend an, allerdings zeitversetzt und nicht proportional, weil ja verstärkt an der Fehlererkennung gearbeitet wird. Später sinkt die Quote wieder, was darauf hindeutet, dass nun die meisten Fehler erkannt werden; der Projektmanager kann die Anzahl der Mitarbeiter in der Qualitätssicherung jetzt auf diesem Niveau belassen oder sogar wieder reduzieren. Diese Art Feedback ist zwar nicht frei von Fehlern, aber sie liefert den Projektleitern Erkenntnisse über dynamische Zusammenhänge.

Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass dies klare Vorteile bringt: Manager, die in unserer Simulation kognitives Feedback bekamen, hatten ein besseres Verständnis der Gesamtsituation und trafen Entscheidungen, die zu besseren Ergebnissen führten. Wir raten Unternehmen, kognitives Feedback zu einem festen Bestandteil ihrer Statusberichte zu machen. Wir haben festgestellt, dass diese Art des Feedbacks sogar noch nützlicher ist, wenn Daten verschiedener Projekte kombiniert werden. So können Auswirkungen bestimmter Maßnahmen auch über mehrere Projekte hinweg analysiert werden.

Ein führender Hersteller von Unternehmenssoftware setzt bei seinen Entwicklungsprojekten kognitives Feedback ein. Das dortige Management ist sich einig, dass die Projektleiter dadurch bessere Erkenntnisse gewinnen. Und sie scheinen tatsächlich bessere Entscheidungen zu treffen: Die Firma hat errechnet, dass der Anteil der Problemprojekte binnen drei Jahren um 56 Prozent gefallen ist.

Lesen Sie im zweiten Kapitel, wie Sie Ziele besser setzen und warum sich Simulationen lohnen. Konzentrierter planen, besser entscheiden