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Projektmanagement

Die Erfahrungsfalle

von Kishore Sengupta und Tarek K. Abdel-Hamid und Luk N. Van Wassenhove

3. Teil: Grundsätzliche Einschätzungen

Fehleinschätzungen

Die Entscheidungen, die ein Manager im Laufe eines Softwareentwicklungsprojekts trifft, hängen von grundsätzlichen Einschätzungen zu Projektbeginn ab. So beeinflusst etwa die geschätzte Produktivität der Teammitglieder die Entscheidungen über die Größe des Teams, und diese bestimmt wiederum die tatsächliche Arbeitsleistung. Das Problem ist nur, dass die meisten Manager mit ihren anfänglichen Schätzungen danebenliegen.

Um herauszufinden, wie sie mit Fehleinschätzungen umgehen, haben wir in einem weiteren Experiment den Entscheidungszyklus von Projektmanagern unter die Lupe genommen. Wir haben den Testpersonen Schätzwerte für die Produktivität ihres Teams vorgegeben. Im Laufe des Projekts sollten die Leiter dann auf Basis der erzielten Fortschritte in regelmäßigen Abständen die tatsächliche Produktivität bewerten. Zu Beginn erhielt jeder Manager eine von drei Standardschätzungen, wie viele Aufgaben sein Team pro Person und Tag erledigen kann. Für die drei Standardwerte wählten wir einen niedrigen, einen mittleren und einen hohen Wert, um das Phänomen abzubilden, dass verschiedene Prognosetools häufig zu ganz unterschiedlichen Werten für ein und dasselbe Projekt gelangen. An drei Punkten während des Spiels mussten die Testpersonen die Schätzungen aktualisieren: am Ende der Entwurfsphase (5. Monat), in der Mitte der Programmierphase (10. Monat) und am Ende der Programmierphase (15. Monat). Zu jedem dieser Zeitpunkte erhielten die Manager als Entscheidungsgrundlage aktuelle Statusberichte zum Projektfortschritt mit neuen Produktivitätsschätzungen. Diese sollten sie prüfen und anschließend ihre eigene Einschätzung abgeben.

Wir sagten den Teilnehmern, dass der Personalbestand und der Zeitplan auf Basis ihrer Schätzung angepasst werden würden. Tatsächlich wurden die Einschätzungen der Teilnehmer in dem Spiel jedoch nicht berücksichtigt. Alle Testpersonen bekamen identische Statusberichte, damit wir vergleichen konnten, wie sich die Einschätzungen der Teilnehmer entwickelten. Unsere Vermutung war, dass sie sich mit der Zeit einander angleichen würden: Projektmanager, die mit niedrigen Schätzungen gestartet waren, würden diese im Verlauf anheben, und diejenigen, die mit hohen Werten begannen, würden sie sukzessive senken.

Doch was geschah wirklich? Die Schätzungen näherten sich nicht an. Es gab sogar einen deutlichen Trend zu konservativen Korrekturen. Alle Testpersonen korrigierten die Schätzungen im Projektverlauf nach unten, ganz gleich, ob sie mit einem hohen oder einem niedrigen Wert begonnen hatten. Wenn man den Projektmanagern zwei Schätzungen vorlegte (ihre alte und eine neue auf Basis des Statusberichts), stützten sie sich bei ihren Korrekturen immer auf den niedrigeren Wert. Dies ist vermutlich dadurch zu erklären, dass Projektleiter versuchen, sich möglichst viele Ressourcen für ihr Projekt zu sichern.