Die Zeit der Anderen

Organisation:

Von Michael Leitl
2. Oktober 2014
Die Grafik illustriert, welchen Aufwand die wöchentliche Besprechung des Leitungsgremiums im Unternehmen verursachte.
Harvard Business Manager

Die Grafik illustriert, welchen Aufwand die wöchentliche Besprechung des Leitungsgremiums im Unternehmen verursachte.

Die Zahl der Besprechungen, E-Mails und Nachrichten nimmt zu und lässt sich nicht einfach ignorieren. Die darauf verwendete Zeit ließe sich häufig produktiver nutzen. In einer Umfrage fanden Michael Mankins, Chris Brahm und Gegory Caimi, Partner bei der Unternehmensberatung Bain, heraus, dass Manager mehr als die Hälfte der Meetings als ineffektiv oder sehr ineffektiv einstufen.

Die Besprechungswut nimmt zum Teil groteske Züge an. Welche Kaskade an Konferenzen ein Meeting des obersten Führungsteams zur Folge haben kann, erlebten die Berater bei einem ihrer Kunden. Die wöchentlichen Lagebesprechungen des Top-Managements dieses Konzerns verusachten einen direkten Aufwand von 7000 Stunden pro Jahr.

Zur Vorbereitung auf diese Sitzungen traf sich jede Führungskraft wiederum mit ihrem Bereich, was weitere 20.000 Stunden pro Jahr kostete.

Die Bereiche forderten ihre Teams - meist während eines Meetings - auf, wichtige Informationen zusammenzutragen und zu überprüfen. Das nahm weitere 63.000 Stunden pro Jahr in Anspruch.

Vorbereitende Sitzungen kosteten das Unternehmen weitere 210.000 Stunden an Zeit, sodass der Gesamtzeitaufwand für die wöchentliche Sitzung des Executive Committees bei 300.000 Stunden pro Jahr lag. Eine Stunde Sitzung verursachte damit 42,8 Stunden weiterer Besprechungen. Bei dieser Zahl ist die Zeit für Datenerhebung und verwandte Aufgaben noch gar nicht mitgerechnet. Das obige Schaubild verdeutlicht, welchen Aufwand die wöchentliche Besprechung des Leitungsgremiums wirklich verursachte.

Wenn Organisationen die Produktivität von Managern und Mitarbeitern erhöhen wollen, müssen sie Meetings, Kommunikation und Arbeitsweisen effizienter gestalten. In ihrem Beitrag "So managen Sie Ihr knappstes Gut" stellen Mankins, Brahm und Caimi einen Acht-Punkte-Plan für ein besseres Zeitmanagement vor und zeigen anhand von Beispielen, wie sich die einzelnen Punkte umsetzen lassen. Jetzt bei Amazon bestellen oder das digitale Heft kaufen.

Zum Autor
Michael Leitl ist Redakteur des Harvard Business Managers.

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