Acht Tipps für mehr Zeit im Job

Getty Images

Manager müssen häufig feststellen, dass die Anforderungen und Arbeitsweisen des Unternehmens ihr Zeitmanagement zunichtemachen. Die Zahl der Besprechungen, E-Mails und Nachrichten nimmt zu und lässt sich nicht einfach ignorieren. So fanden Michael Mankins, Chris Brahm und Gegory Caimi, Partner bei der Unternehmensberatung Bain, in einer Umfrage heraus, dass Manager zum Beispiel mehr als die Hälfte der Meetings als ineffektiv oder sehr ineffektiv einstuften.

Ein weiterer Zeitfresser ist die Nachrichtenflut: So besagt das metcalfesche Gesetz, dass der Nutzen eines Kommunikationsnetzes proportional mit der Anzahl der möglichen Verbindungen zwischen den Teilnehmern wächst. In den 70er Jahren beschränkte sich die Kommunikation noch auf Telefonanrufe, Telexe und Telegramme. Den internen Austausch mit Mitarbeitern und Kollegen ausgenommen, betrug die Anzahl der Nachrichten, mit denen sich ein Manager befassen musste, weniger als 1000 pro Jahr.

Mit der Verbreitung neuer Technologien stieg diese Zahl drastisch an. Heute erhalten Führungskräfte in der externen Kommunikation unseren Schätzungen zufolge im Schnitt 30 000 Nachrichten im Jahr. Je höher die Hierarchieebene, desto mehr Zeit müssen Untergebene investieren, um diese Mitteilungen zu filtern, zu sortieren und zu verarbeiten.

Mankins, Brahm und Caimi beobachteten, dass einige Organisationen nun einen neuen Weg gehen. Sie behandeln Zeit als knappes Gut und managen ihr Zeitbudget mit ebenso viel Disziplin wie ihr Kapitalbudget.

Wenn Organisationen die Produktivität von Managern und Mitarbeitern erhöhen wollen, müssen sie also Meetings, Kommunikation und Arbeitsweisen effizienter gestalten. Die Berater haben dazu ein acht Punkte-Programm entwickelt:

• Unternehmen müssen die Tagesordnung bei Meetings einschränken
• ihre Zeit mit Nullbasisbudgetierung managen
• einen Business Case für jede Initiative vorschreiben
• die Organisationsstruktur vereinfachen
• Befugnisse für Zeitinvestitionen zuweisen
• Entscheidungsprozesse standardisieren
• unternehmensweite Zeitdisziplin sicherstellen
• durch regelmäßiges Feedback die Zeitlast im Auge behalten.

In ihrem Beitrag "So managen Sie Ihr knappstes Gut"im aktuellen Heft stellen Mankins, Brahm und Caimi diesen Acht-Punkte-Plan für ein besseres Zeitmanagement im Detail vor und zeigen anhand von Beispielen, wie sich die einzelnen Punkte umsetzen lassen. Jetzt bei Amazon bestellen oder das digitale Heft kaufen.

Zum Autor

Michael Leitl ist Redakteur des Harvard Business Managers.