Mehr Einfachheit in sieben Schritten

Führung:

Von Ron Ashkenas und Lisa Bodell
9. Juli 2013

Einfachheit: Klare Strukturen steigern die Produktivität
Corbis

Einfachheit: Klare Strukturen steigern die Produktivität

Schon seit Jahren diskutieren Manager, wie negativ sich Komplexität auf die Produktivität und die Arbeitsmoral in ihren Unternehmen auswirkt.

Verschiedene Umfragen von IBM und KPMG unter Vorstandsvorsitzenden unterstreichen die Vermutung: Komplexität ist heute eine der wichtigsten Herausforderungen überhaupt.

Ein Problem zu kennen, heißt noch nicht, es lösen zu können. Manager sind schon jetzt in der Regel überarbeitet und gestresst und können ihr Pensum gerade so erfüllen. Es ist paradox: Die meisten Manager nehmen sich keine Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen. Wer tief im Schlamassel sitzt, kann sich selbst nicht am Schopf aus dem Sumpf ziehen.

Wir glauben, dass jeder Manager strategische Werkzeuge benötigt, um Komplexität in seinem Umfeld zu reduzieren, auf seine persönliche Art und Weise. Deshalb haben wir eine simple, siebenstufige Vereinfachungsstrategie entwickelt. Diese Stufen können jederzeit in einer anderen Reihenfolge angewendet werden, je nachdem, womit die schnellsten Erfolge erzielt werden können. Allerdings sollten mit der Zeit alle sieben Schritte erfolgen. Denn die Vereinfachung von Komplexität muss eine Kernkompetenz Ihres Unternehmens werden, und ist nicht nur ein zeitlich begrenztes Projekt.

1. Entrümpeln Sie Ihre Organisation. Schaffen Sie unnütze Regeln und Aufgaben ohne Nutzen ab - Zeitfresser, die es in den meisten Unternehmen zuhauf gibt. Prüfen Sie beispielsweise, wie viele Mitarbeiter Kostenabrechnungen oder kleinere Anschaffungen abzeichnen müssen. Oder wie häufig Präsentationen abgestimmt werden müssen, bevor sie gezeigt werden. Wenn Sie ein paar einfache Aufgaben streichen, schaffen Sie damit mehr Bewegungsfreiheit, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

2. Verändern Sie die Perspektive. Vereinfachung sollte dazu dienen, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Sie sollten möglichst früh herausfinden, was Ihre Kunden wirklich wollen und was Sie dafür tun können, damit sie noch erfolgreicher werden. Ein Beispiel: Eine Managerin nahm ihr Team zu einer Fabrikbesichtigung beim Kunden mit. Sie sollten sehen, wir ihr Produkt eingesetzt wird. So bekamen die Mitarbeiter neue Denkanstöße, wie sie das Produkt verbessern konnten.

3. Das Wichtigste zuerst. Ein Schlüssel zu mehr Einfachheit ist es herauszufinden, was wirklich zählt und was nicht. Die Prioritätenliste muss kontinuierlich angepasst werden, wenn neue Aufgaben dazukommen.

4. Nehmen Sie den kürzesten Weg. Wenn Ihnen klar ist, dass Sie an den richtigen Dingen arbeiten, streichen Sie die Extraschritte in den Kernprozessen. Wo sind die irrelevanten Schleifen und Dopplungen, aber auch die Chancen, die Prozesse so schlank wie möglich zu machen?

5. Hören Sie auf, nett zu sein. Ein Muster, das die Komplexität verursacht oder steigert, ist die Tendenz, sinnlose Tätigkeiten nicht anzusprechen. Beispielsweise scheuen sich Mitarbeiter, erfahrene Kollegen herauszufordern, die ohne Absicht für mehr Komplexität sorgen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn sie Meetings schlecht leiten, Aufgaben nicht eindeutig verteilen, unnötige E-Mails verschicken, endlos analysieren oder andere mangelnde Führungsqualitäten an den Tag legen. Um diesem Trend entgegenzuwirken, sollten Sie den konstruktiven Austausch mit Ihren Kollegen suchen. Weisen Sie ehrlich auf persönliche Verhaltensweisen hin, die die Unübersichtlichkeit fördern.

6. Reduzieren Sie die Ebenen und vergrößern Sie die Fachbereiche. Eine weitere Ursache für Komplexität in Unternehmen ist die Tendenz, viele Entscheidungsebenen einzuführen. Das führt dazu, dass Manager manchmal nur die Verantwortung für ein oder zwei Mitarbeiter tragen. In diesem Fall fühlen sich die Führungskräfte oft dazu verpflichtet, alles zu hinterfragen, was ihre Mitarbeiter tun. Das steigert die Arbeitsbelastung und verschlechtert das Klima. Sie sollten in regelmäßigen Abständen die Organisationsstruktur durchleuchten, um Mikromanagement zu vermeiden. Begrenzen Sie die Anzahl der Managementebenen und vergrößern Sie die Entscheidungsbereiche.

7. Verfallen Sie nicht wieder in den alten Trott. Vergessen Sie nicht: Komplexität ist wie Unkraut. Es kann jederzeit wieder wuchern. Wenn Sie meinen, das Problem sei gelöst, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 6.

Manager müssen die Kunst der Vereinfachung als eine der wichtigsten Führungskompetenzen entwickeln. Sie muss zu einem unverzichtbaren Teil der Geschäftsstrategie werden. Diese sieben Schritte werden Ihnen hoffentlich bei diesem Prozess helfen.

Über die Autoren
Ron Ashkenas ist geschäftsführender Gesellschafter bei Schaffer Consulting und Mitverfasser der Bücher "The GE Work-Out" and "The Boundaryless Organization". Sein neustes Buch heißt "Simply Effective".
Lisa Bodell ist Gründerin und CEO der Unternehmensberatung FutureThink und Autorin des Buches "Kill the Company".

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Kommentare
4
_sok_ 10.07.2013

Einfachheit und Komplexität
Die Sinnhaftigkeit der sieben genannten Schritte liegt auf der Hand, ob die Wahl der Begrifflichkeiten Einfachheit und Komplexität allerdings treffsicher ist lässt sich mMn durchaus anzweifeln. Das Erreichen dieser sogenannten Einfachheit ist doch letztendlich auch ein komplexer Prozess, der darüber hinaus kontinuierlich ablaufen sollte. Das Resultat ist eine Organisation, die in ihrer Komplexität vielleicht einfacher wirkt, es aber nicht ist. Einfach kann jeder.

Stephanie Borgert 16.07.2013

Komplexität vereinfachen? Zu einfach!
Die sieben Schritte kann ich nachvollziehen, wenn denn die Komplexität an sich das Problem wäre. Das die Komplexität die Produktivität drosselt oder gar für ein schlechtes Betriebsklima sorgt ist per se eine zu starke Vereinfachung auf die gesamte Thematik. Und genau da liegt, meines Erachtens, der Kernpunkt. Komplexität ist kein Problem, sondern eine Eigenschaft der Welt in der wir leben und arbeiten. Es geht also nicht darum zu analysieren und systematisch zu eleminieren bis das Problem gelöst ist (was nämlich nicht geht). Es geht darum Komplexität zu begreifen und zu meistern. Dazu gehört jedoch sehr viel mehr als sieben Schritte zu beherzigen. Ich hätte mir in diesem Artikel eine differenziertere Betrachtungsweise gewünscht und kein "Rezept", um vermeintlich mit Ursache-Wirkungs-Relationen gegen Komplexität (Wechselwirkungen) vorzugehen.

Temt 03.06.2016

Ich bin ganz ehrlich erschrocken, als ich diesen einseitigen und sinnlos vereinfachenden Artikel las. Natürlich ist es einer der Ziele des Organisierens die Komplexität zu reduzieren, um zB Produkte oder Dienstleistungen schneller und kostengünstiger, also effektiver herstellen zu können und der Artikel nennt auch ein paar Tipps, wie das zu machen sei. Aber genauso ist es die Aufgabe des Organisierens die Komplexität zu erhöhen, um flexibel zu bleiben und Änderungen der Organisationsumwelt überhaupt wahrnehmen zu können. Diesen Spagat kann niemand den Führungskräften abnehmen und im Endeffekt werden sie genau dafür bezahlt. Vielleicht haben die Autoren aber nur die Worte verwechselt und meinen statt Komplexität Kompliziertheit, denn Kompliziertes braucht niemand und sie gehört vereinfacht.

Temt 05.06.2016

Am Beispiel "Verringern Sie die Managementebenen!" möchte ich zeigen, dass hier Komplexität und Kompliziertheit verwechselt wurden: Nehmen Sie "vereinfacht" an, dass es 5 Ebenen mit jeweils 3 Entscheidungen gibt - die ist zwar als Organisation kompliziert, aber nicht wirklich komplex und auf jeder Ebene gibt es nur 3 interdependent Entscheidungen (3x3=9) also recht einfach. Werden nun die 5 auf 3 Ebenen verringert, also vereinfacht, so gibt es dann auf jeder der 3 Ebene 5 interdependent Entscheidungen zu treffen (5x5=25), es ist als auf jeder Ebene komplexer geworden. Die Organisation wird durch Vereinfachung komplexer!

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