Im Ignorieren liegt die Kraft

Zeitmanagement:

Von Ed Batista
29. September 2014
Corbis

Einer meine Coaching-Kunden ist geschäftsführender Gesellschafter einer sehr großen Anwaltskanzlei. Unter anderem arbeite ich mit ihm an der Frage, wie er die enormen Anforderungen an seine Arbeitszeit besser managen kann: Klienten, die erwarten, dass er immer für sie ansprechbar ist, Partner und andere Mitarbeiter, die möchten, dass er sich um ihre Sorgen kümmert und Streitigkeiten schlichtet, ein Postfach mit unzähligen Mails von diesen (und anderen) Leuten, und eine endlose Erledigungsliste. Parallel zu dieser gigantischen Herausforderung fordern Familie und Freunde, körperliche Aktivitäten und andere persönliche Bedürfnisse ihr Recht.

Angesichts dieser fast schon überwältigenden Anforderungen rät man uns oft: "Du musst Prioritäten setzen!", als sei dies das Zauberwort, mit dem sich alle unsere Probleme lösen lassen. Ich habe schon vielen Klienten dabei geholfen, ihr Arbeitspensum zu bewältigen und ihre Arbeitsabläufe zu managen, und dabei festgestellt, dass man durch das Setzen von Prioritäten nicht viel bewirkt - teilweise deshalb, weil es ziemlich einfach ist.

Wir wollen zunächst einmal den Begriff definieren: Prioritäten setzen bedeutet, verschiedene Dinge - Menschen, die unsere Zeit in Anspruch nehmen wollen, zu erledigende Aufgaben, E-Mails im Postfach etc. - nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Das kann uns zwar manchmal in schwierige Ermessensfragen stürzen, doch normalerweise handelt es sich dabei um eine ziemlich einfache kognitive Aufgabe. Wenn wir die Einladung zu einer Besprechung, eine Aufgabenliste oder E-Mail vor uns sehen, haben wir ein intuitives Gespür dafür, wie wichtig sie ist. Daher können wir solche Anforderungen leicht miteinander vergleichen und richtig sortieren.

Aber damit ist das Problem leider noch nicht gelöst: Denn nachdem wir unsere Prioritätenliste erstellt haben, tun wir immer noch so, als verdienten alle Aufgaben unsere Zeit und Aufmerksamkeit, und denken, dass wir dann eben erst später zu den weniger wichtigen Punkten auf unserer Liste vordringen. Aber dieses "Später" kommt leider nie. Manche Punkte auf unserer To-do-Liste bleiben für immer unerledigt.

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