Den Fortschritt visualisieren

Meetingkultur:

Von Florian Grolman
26. September 2017
Jorg Greuel / Getty Images

Der größte Hebel für eine gute Meetingkultur ist die Visualisierung. Darunter verstehe ich alles, was Sie auf Flipcharts, Whiteboards oder Pinnwänden festhalten. Der größte Vorteil ist, dass Sie einer Sitzung von Anfang an eine Struktur verleihen. Sie werden eine gut vorbereitete Tagesordnung haben, weil Sie diese schon vor dem Meeting auf das Flipchart schreiben. Dabei wird Ihnen klarwerden, welche Teilnehmer Sie für das Meeting benötigen und auf wen Sie verzichten können. Sie werden auch darüber nachdenken, welche Themen wichtig genug sind, um sie überhaupt aufzunehmen. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt benötigen. Womöglich werden Sie entscheiden, den vagen Punkt "Sonstiges" aus Zeitgründen zu streichen - eine Empfehlung, die ich ohnehin jeder Führungskraft geben würde. Und dann arbeiten Sie die Agenda mit Ihrem Team ab.

Halten Sie während des Meetings die Ergebnisse auf dem Flipchart fest. Wir nutzen drei Überschriften: Das haben wir beschlossen; das sind weiterführende Fragen; hierzu müssen wir noch recherchieren. Wichtig ist, dass Sie über die Formulierung abstimmen. Fragen Sie, ob alle mit dem Beschluss, wie Sie ihn aufschreiben wollen, einverstanden sind. Damit steigt der Grad der Verbindlichkeit und Sie sorgen für ein gemeinsames Verständnis. Sie beseitigen Unklarheiten und erreichen, dass alle am gleichen Strang ziehen.

Schließlich verfügen Sie mit den aufgeschriebenen Ergebnissen bereits über Material für die Wiedervorlage. Niemand muss ein separates Protokoll erstellen. Lassen Sie einen Mitarbeiter mit seinem Smartphone einfach das Flipchart fotografieren, oder erledigen Sie dies gleich selbst. Speichern Sie diese Fotoprotokolle nicht im JPG-Format ab. Diese Dateien sind zu groß und lassen sich nicht bearbeiten. Nutzen Sie lieber Apps, die aus den Aufnahmen direkt PDFs erstellen, die Sie dann an die Teammitglieder verschicken können.

Die Visualisierung ist einer meiner wichtigsten Tipps für unsere Kunden. Leider ist es derjenige, der am seltensten umgesetzt wird. Viele Führungskräfte glauben, sie hätten nicht die richtigen Moderationsfähigkeiten. Aber Sie brauchen dafür keine Ausbildung. Die Technik ist wirklich leicht. Im Grunde füllen Sie nur vorstrukturierte Flipcharts aus. Wenn Ihre Handschrift unleserlich ist oder Sie sich auf die Leitung der Sitzung konzentrieren wollen, dann übertragen Sie diese Aufgabe einem Ihrer Mitarbeiter. Das ist eine gute Gelegenheit für Ihre Kollegen und Mitarbeiter, sich zu zeigen und das "in Führung gehen" zu üben.

In der Art und Weise, wie Sie Meetings leiten, spiegelt sich Ihr Führungsverständnis wider. Das beginnt mit der Vorbereitung, zeigt sich in der Durchführung und endet mit dem Nachhalten von Ergebnissen. Sie signalisieren Ihren Mitarbeitern, wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Nachwuchskräfte werden sich daran ein Beispiel nehmen. Unterschätzen Sie daher nicht, welchen Effekt Sie mit einer guten Moderation und einem strukturierten Vorgehen erzielen können. Die Wirkung reicht weit über das Meeting hinaus: Sie legen damit die Grundlagen für eine kooperative und ergebnisorientierte Teamkultur.


"Stoppt den Meetingwahnsinn" heißt die Titelgeschichte unseres Autorenteams um die Harvard-Business-School-Professorin Leslie Perlow. Die Forscher haben herausgefunden, dass sich eine neue Meetingkultur nur dann durchsetzen kann, wenn Unternehmen systematisch an das Problem herangehen. Die Autoren beschreiben dafür einen fünfstufigen Prozess, der Ihnen beim Neuanfang hilft. Außerdem erklären sie die Analysearbeit, die Sie im Vorfeld erledigen müssen, um an den richtigen Stellen ansetzen zu können.

Wir haben darüber hinaus eine Reihe von deutschen Experten gefragt, wie sie für effektive Meetings sorgen. Ihre Rezepte lesen Sie im Anschluss an die Titelgeschichte. Eines vorweg: Durchgreifen hilft.

Die Komödiantin Sarah Cooper ist eine Meisterin darin, sich über missratene Meetings lustig zu machen. In ihrem neuen Buch "100 Tricks, um in Meetings schlau zu wirken" nimmt sie Sprüche aufs Korn, die auf den ersten Blick Eindruck schinden, doch letztlich hohle Phrasen bleiben. Wir haben vier dieser Tricks neu illustriert und auf einer Doppelseite zusammengestellt. Vielleicht erkennen Sie den einen oder anderen Kollegen darin wieder?


Meetings


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Florian Grolman ist Geschäftsführer und Senior Partner der Berliner Organisationsberatung Initio.

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