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Schluss mit endlosen Meetings!

Von Rolf van Dick

Haben Sie die Nase voll vom Konferenz-Marathon, der obendrein noch wenig effektiv ist? Einfache Regeln helfen, Besprechungen besser zu organisieren. Dazu können Sie mit einem simplen Trick viel Zeit sparen.

Hatten Sie heute schon ein Meeting? Ja? Dann werden Sie sich vermutlich gefragt haben, ob Sie nicht Ihre Zeit verschwenden. Der Software-Hersteller Atlassian hat mehrere Umfragen zum Thema Zeitmanagement zusammengefasst und kommt zu folgendem Ergebnis: Ein Angestellter nimmt durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teil, findet die Hälfte davon überflüssig und meint, im Durchschnitt 34 Arbeitsstunden pro Monat in Meetings zu vergeuden. Im Englischen gibt es dafür einen Begriff: "Death by Meeting".

Aber Meetings sind natürlich sinnvoll und sie abzuschaffen ist sicherlich keine Lösung. Was sich ändern muss, ist die Vorbereitung. Nötig sind eine klare Struktur und vor allem eine gute Steuerung.

Was können Manager tun? Es gibt gute Tipps und Anleitungen, was zum Beispiel die Tagesordnung angeht. Einige davon haben Michael West und ich in unserem Buch "Teamarbeit, Teamdiagnose und Teamentwicklung" genauer beschrieben. Überhaupt eine Tagesordnung zu haben ist schon ein guter Anfang. Der Teamleiter sollte sie rechtzeitig allen Teilnehmern schicken, damit sie sich vorbereiten können.

Es sollte auch eine Prozedur geben, wie Teammitglieder eigene Punkte auf die Tagesordnung bringen können. Manager sollten aber am Beginn nicht fragen, ob noch jemand etwas hinzufügen möchte. Dies führt häufig zu Punkten, die gar nicht diskutiert werden. Und erzeugt Unzufriedenheit. Oder es kommt zu einer schlechten Diskussion, weil keiner der Teilnehmer vorbereitet ist. Besser ist es, zum Beispiel für das monatliche Treffen am Mittwoch die Tagesordnung schon am Montag zu versenden und bis zum vorangehenden Freitag Punkte zu sammeln. Wenn danach noch neue Punkte vorgeschlagen werden, sollte der Teamleiter auf das nächste Meeting verweisen und die Tagesordnung nicht noch kurzfristig ergänzen.

Tagesordnungen können zu einem sehr viel besseren Ablauf beitragen, wenn sie gut strukturiert sind. Sie sollten folgende Punkte enthalten:

• Uhrzeiten für den Beginn und das planmäßige Ende

• Klare Beschreibung des Inhalts (zum Beispiel: "wöchentliches Teammeeting Einkauf")

• Teilnehmer - bei überschaubaren Teams und Gruppen sollten hier wirklich alle Namen aufgeführt werden. Denn häufig ist unklar, wer überhaupt dazugehört. Ist zum Meeting die Sekretärin eingeladen? Ist die Teilnahme des Praktikanten oder der temporär Beschäftigten erwünscht?

• Klare Tagesordnungspunkte, beginnend mit "Begrüßung und Eröffnung" und endend mit "Verschiedenes". Jeder Punkt bekommt eine ungefähre Start- und Endzeit. Dies ist sehr wichtig: So bekommen die wichtigen Dinge den Raum, den sie verdienen. Weniger wichtige können so kurz abgehandelt werden wie nötig. Wenn sich Führungskräfte einmal dazu durchgerungen haben, bekommen sie schnell Routine und ein Gefühl dafür, für welche Punkte ungefähr wie viel Zeit nötig ist. Die zeitliche Beschränkung einzelner Punkte gibt der Teamleitung auch bei der Planung die Möglichkeit, Dinge zu priorisieren.