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Blog

Das Zeitalter der Jongleure

Von Lutz Becker

2. Teil: Die Bälle in der Luft halten

Beispiel Projektmanagement

Noch vor wenigen Jahren malte der Projektmanager mühsam riesige Pläne auf Zeichenbretter. Diese Pläne waren heilig, denn der Aufwand, diese Pläne zu ändern, war immens. Da passten die Manager lieber die Wirklichkeit an, als den Plan zu ändern. Eine Geisteshaltung, die heute noch in so manchem Projekt vorherrscht. Dieses Vorgehen hatte einen schönen Nebeneffekt: Sie leistete der Kontrollillusion vieler Manager Vorschub, die so den Erfolg Ihrer Entscheidungen bestätigt sahen.

In modernen Zeiten sind wir gezwungen, mit Unabsehbarem, Unschärfe, Unwissen und Ungenauigkeit zu planen. In VUCA-Welten ist es nämlich normal, dass Pläne schon über den Haufen geschmissen werden, bevor wir überhaupt mit der Realisierung angefangen haben.

Stabile Pläne werden so auch zunehmend durch agile Methoden, wie sie das "Agile Manifest" fordert, ersetzt. Methoden wie Scrum, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung kommen, haben das Denken auch in anderen Bereichen verändert. Auch wenn agile Methoden kein organisatorisches Allheilmittel sind, stehen sie doch für einen Paradigmenwechsel: Wir verlassen das Zeitalter der Planung und treten zunehmend in ein Zeitalter der Koordination ein. Der Manager hat sich vom Planer zum Jongleur gewandelt. Das Zauberwort heißt heute Echtzeitkoordination.

Das bedeutet nicht, dass alle Planung obsolet wird. Aber sie spielt eine andere Rolle. Der Plan verliert immer mehr seine normative Funktion und dient vielmehr dazu, Inkonsistenzen aufzudecken und Lernprozesse anzustoßen.

Mein akademischer Lehrer Ekkehard Kappler betonte schon in den 1980er Jahren, dass Pläne dazu da seien, Abweichungen zu produzieren, und dass Planung den Zufall durch den Irrtum ersetze. Im Zeitalter der global vernetzten Märkte gilt das mehr denn je. Planung wird weniger als Umsetzung von Prognosen verstanden. Vielmehr soll sie gemeinsame soziale Wirklichkeitskonstruktionen und selbsterfüllende Prophezeiungen provozieren.

Die Bälle in der Luft halten

Heute noch ist es im Projektmanagement gang und gäbe, Verschiebungen in den Arbeitspaketen an den Projektmanager zu melden, der es dann mit etwas Glück schafft, die Änderungen am nächsten folgenden Wochenende oder zum nächsten Projektmeeting in den Plan einzupflegen. In dem Moment ist ihm die Wirklichkeit aber schon längst wieder entglitten: Vielleicht weil ein Arbeitspaket nicht richtig zurückgemeldet wurde, oder es den Mitarbeitern zu lästig oder peinlich war, eine Änderung mitzuteilen. Oder schlicht nur, weil sich die Welt inzwischen ein Stück weitergedreht hat.

Koordination bedeutet, dass Arbeitspakete und Ressourcen in Echtzeit und über die verschiedenen Projekte hinweg von allen Projektteilnehmern selbst gepflegt werden. Wenn sich etwa ein Arbeitspaket verschiebt, haben die anderen Teilnehmer die Chance, darauf unmittelbar zu reagieren. Ganz anders als die typische Situation, bei der alle Planungen und Rückmeldungen über den Projektleiter laufen, der so zum Flaschenhals wird.

Die Koordination selbst findet über einen ganzen Strauß von Medien sowie über soziale Rituale, wie Kick-Offs und Projektmeetings, statt. Da wundert es kaum, dass die Meeting-Manie immer weiter zunimmt, und dass Manager immer mehr Bälle in der Luft halten müssen.