Wie Sie Ihre Zeit richtig einsetzen

18. Januar 2013

2. Teil: So bekommen Sie Ihr Zeitbudget in den Griff

  • Entscheiden Sie, in was Sie Zeit investieren - und in was nicht: Wenn wir von einem fixen Zeitbudget ausgehen, können Sie nicht alles tun, egal wie effizient Sie sind. Wenn Sie das akzeptieren, wird Ihr Stresslevel sinken und das Gefühl der Unzulänglichkeit schwächer werden. Das könnte zum Beispiel auf der beruflichen Ebene bedeuten, Ihr Engagement in weniger wichtigen Ausschüssen zu reduzieren. Auf der privaten Ebene könnte das heißen, jemanden für die Gartenpflege oder ähnliche Aufgaben zu engagieren.
  • Setzen Sie Ihre Zeit strategisch ein: Feste Regeln, wie und wann Sie Zeit in Arbeit und Ihr Privatleben investieren, helfen sicherzustellen, dass Sie keinen Bereich vernachlässigen. Nicht genug Zeit für Aktivitäten wie körperliches Training, Schlaf und soziale Beziehungen zu haben ist aus meiner Sicht das stärkste Argument gegen extrem lange Arbeitszeiten.
  • Automatisieren Sie Ihre Zeitinvestitionen: Es macht Sinn, einen Teil Ihres Einkommens für das Alter zurückzulegen. Das ist zum Beispiel durch einen Dauerauftrag auf ein separates Konto leicht zu organisieren. Genau so sollten Ihre täglichen und wöchentlichen Routinen dazu führen, dass Ihre Zeitinvestitionen nahezu automatisch ablaufen. Ein Beispiel: Auf der beruflichen Eben könnten Sie mit sich selbst vereinbaren, an zwei Nachmittagen in der Woche an Schlüsselprojekten zu arbeiten. Auf der privaten Ebene könnten Sie sich ein etwas teureres Fitness-Studio suchen; dann wäre es Ihnen besonders unangenehm, wenn Sie nicht drei Mal in der Woche dort trainieren würden.
  • Streben Sie ein möglichst ausgeglichenes Zeitbudget an: Natürlich geht es im Leben auf und ab. Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihr Zeitbudget immer ausgeglichen sein wird. Trotzdem sollte eine typische Woche Ihre Prioritäten widerspiegeln.

Sobald Sie Ihre Zeit vernünftig aufgeteilt haben, sollten Sie die einzelnen Aktivitäten anschauen. Ich habe die "InO-Technik" entwickelt, um Perfektionismus und falscher Verteilung von Zeit entgegenzuwirken:

Wenn Sie eine Aufgabe vor sich haben, sollten Sie überlegen, ob es sich um eine Investitionsaufgabe, eine neutrale Aufgabe oder eine Optimierungsaufgabe handelt. Bei Investitions-Aktivitäten lohnt ein stärkeres zeitliches Engagement am meisten. Strategische Planung ist zum Beispiel eine solche Investitions-Aktivität. Das gleiche gilt für etwas ganz anderes: Nämlich ungestört Zeit mit den Menschen zu verbringen, die Ihnen am wichtigsten sind. Wenden Sie diesen Aktivitäten höchste Aufmerksamkeit zu.

Neutrale Aktivitäten müssen erledigt werden. Ein größerer Zeiteinsatz bringt Ihnen keinen allzu großen Zugewinn. Beispiele sind Projektmeetings oder das Training im Fitnessstudio. Sie müssen sich diesen Dingen widmen, aber Sie müssen keine Spitzenleistungen abliefern. Optimierungsaufgaben sind diejenigen, bei denen zusätzliche Zeit keine zusätzlichen Erträge bringt und die von wichtigeren Dingen abhalten. Je eher Sie diese Aufgaben abhaken, desto besser. Papierkram und allgemeine Besorgungen gehören in diese Kategorie.

Ihr wichtigstes Ziel sollte sein, den Anteil an Optimierungsaktivitäten zu minimieren. So haben Sie möglichst viel Zeit für die Investitionsaktivitäten.

Hier noch einige Tipps, wie Sie die INO-Technik praktisch umsetzen können:

  • Am Anfang jeder Woche sollten Sie klar definieren, was die wichtigsten Investitions-Aktiväten sind. Blocken Sie dafür Zeit in Ihrem Kalender und erledigen Sie diese Aufgaben möglichst bald und arbeiten Sie daran in den frühen Stunden des Tages.
  • Führen Sie eine tägliche To-Do-Liste und markieren Sie die einzelnen Aufgaben mit einem "I", "N" oder "O". Planen Sie für diese Aktivitäten entsprechende Zeit ein: Zum Beispiel vier Stunden für die I-Aktivität, drei Stunden für die N-Aufgabe und eine Stunde für die O-Aktivitäten.
  • Wenn Sie an einer Aufgabe zu arbeiten beginnen und realisieren, dass es doch länger dauern wird als gedacht, sollten Sie sich fragen: "Was gewinne ich, wenn ich mehr Zeit in diese Aktivität investiere? Und was könnte ich stattdessen tun?" Wenn es eine I-Aufgabe ist, bleiben Sie dran und zwacken Sie Zeit ab von den anderen Bereichen. Wenn es eine N-Aufgabe ist und nur wenig Ertrag verspricht oder sogar eine Aktivität aus der O-Kategorie, erledigen Sie diese auf schnellstem Wege (ohne großen Anspruch an die Qualität zu stellen) oder delegieren Sie. Oder brechen Sie ab und erledigen Sie die Arbeit später, wenn Sie wieder etwas mehr Freiraum haben.
  • Wenn Sie über Ihre Investitionen Buch führen, können Sie nach jeder Woche Bilanz ziehen und überlegen, ob Ihre Entscheidungen optimal waren und ob sich Ihre Investitionen ausgezahlt haben.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag und Ihr Privatleben? Diskutieren Sie mit!

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Thomas Schmitt 18.01.2013

Eine gute Idee, aber
Der hier beschriebene Ansatz klingt in der Theorie wirklich sehr nett. Ich unterscheide meine Aufgaben nach dem INO Prinzip und nehme bewusst in Kauf, dass gewisse Dinge "vernachlässigt" oder nicht ganz perfekt erledigt werden und beschränke mich statt dessen auf die wirklich wichtigen Fragen. Aber ist dies denn wirklich praxisrelevant? Können wir dies in unserem täglichen Leben 1:1 anwenden? Aus meiner Sicht lautet die Antwort: Eher nein. Zwar erkenne ich auch, welche Punkte wichtiger sind als andere aber dennoch muss ich stets sicherstellen, dass das "Tagesgeschäft" läuft. Vernachlässige ich dies, zahle ich mittelfristig den Preis dafür (in Form von Trouble Shooting und Fire Fighting). Nun könnte man entgegnen: Widme mehr Zeit für die Organisation des Tagesgeschäfts, damit du dich dort deutlich stärker zurücknehmen kannst -> aber wenn ich dies parallel machen möchte muss ich eben doch in eine Vielzahl von Überstunden investieren bis ich das gewünschte Ergebnis erreiche. Und selbst dann laufe ich immer noch Gefahr, dass die Geschäftsleitung meinen "geringeren" Einsatz bei einzelnen Themen feststellt und kritisiert... Aus meiner Sicht klingt der Ansatz daher sehr nett aber nur beschränkt praxistauglich.

proffrans 01.02.2013

Hype?
Ich kenne nicht viele Studien, die Antwort auf die in Ihrem Artikel gestellte Frage liefern. Was ich schon weiss ist, dass die Top-Menschen, die Sie vermelden, immer Zeit haben. Sie haben es nicht noetig, sich "sehr beschaeftigt" nach aussen zu praesentieren. Die Frage ist dann in diesem Kontext immer, ob das "Beschaeftigt-Sein"etwas ueber die Person selbst oder mehr ueber die objektive Situation sagt. Mehr dazu finden Sie unter : http://www.fransvanderreep.com/2012/04/15/termindiktatur-oder-alles-im-griff-2011/ Gruss Prof. Frans van der Reep Niederlande

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