Schluss mit endlosen Meetings!

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Von Rolf van Dick
8. November 2012

Hatten Sie heute schon ein Meeting? Ja? Dann werden Sie sich vermutlich gefragt haben, ob Sie nicht Ihre Zeit verschwenden. Der Software-Hersteller Atlassian hat mehrere Umfragen zum Thema Zeitmanagement zusammengefasst und kommt zu folgendem Ergebnis: Ein Angestellter nimmt durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teil, findet die Hälfte davon überflüssig und meint, im Durchschnitt 34 Arbeitsstunden pro Monat in Meetings zu vergeuden. Im Englischen gibt es dafür einen Begriff: "Death by Meeting".

Aber Meetings sind natürlich sinnvoll und sie abzuschaffen ist sicherlich keine Lösung. Was sich ändern muss, ist die Vorbereitung. Nötig sind eine klare Struktur und vor allem eine gute Steuerung.

Nicht zu ertragen: In vielen Unternehmen sind Meetings zu einer Plage geworden
Corbis

Nicht zu ertragen: In vielen Unternehmen sind Meetings zu einer Plage geworden

Was können Manager tun? Es gibt gute Tipps und Anleitungen, was zum Beispiel die Tagesordnung angeht. Einige davon haben Michael West und ich in unserem Buch "Teamarbeit, Teamdiagnose und Teamentwicklung" genauer beschrieben. Überhaupt eine Tagesordnung zu haben ist schon ein guter Anfang. Der Teamleiter sollte sie rechtzeitig allen Teilnehmern schicken, damit sie sich vorbereiten können.

Es sollte auch eine Prozedur geben, wie Teammitglieder eigene Punkte auf die Tagesordnung bringen können. Manager sollten aber am Beginn nicht fragen, ob noch jemand etwas hinzufügen möchte. Dies führt häufig zu Punkten, die gar nicht diskutiert werden. Und erzeugt Unzufriedenheit. Oder es kommt zu einer schlechten Diskussion, weil keiner der Teilnehmer vorbereitet ist. Besser ist es, zum Beispiel für das monatliche Treffen am Mittwoch die Tagesordnung schon am Montag zu versenden und bis zum vorangehenden Freitag Punkte zu sammeln. Wenn danach noch neue Punkte vorgeschlagen werden, sollte der Teamleiter auf das nächste Meeting verweisen und die Tagesordnung nicht noch kurzfristig ergänzen.

Tagesordnungen können zu einem sehr viel besseren Ablauf beitragen, wenn sie gut strukturiert sind. Sie sollten folgende Punkte enthalten:

• Uhrzeiten für den Beginn und das planmäßige Ende

• Klare Beschreibung des Inhalts (zum Beispiel: "wöchentliches Teammeeting Einkauf")

• Teilnehmer - bei überschaubaren Teams und Gruppen sollten hier wirklich alle Namen aufgeführt werden. Denn häufig ist unklar, wer überhaupt dazugehört. Ist zum Meeting die Sekretärin eingeladen? Ist die Teilnahme des Praktikanten oder der temporär Beschäftigten erwünscht?

• Klare Tagesordnungspunkte, beginnend mit "Begrüßung und Eröffnung" und endend mit "Verschiedenes". Jeder Punkt bekommt eine ungefähre Start- und Endzeit. Dies ist sehr wichtig: So bekommen die wichtigen Dinge den Raum, den sie verdienen. Weniger wichtige können so kurz abgehandelt werden wie nötig. Wenn sich Führungskräfte einmal dazu durchgerungen haben, bekommen sie schnell Routine und ein Gefühl dafür, für welche Punkte ungefähr wie viel Zeit nötig ist. Die zeitliche Beschränkung einzelner Punkte gibt der Teamleitung auch bei der Planung die Möglichkeit, Dinge zu priorisieren.

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Kommentare
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Thomas W. Husung 08.11.2012

zusätzliche Tools zur Unterstützung
Allen Punkten kann ich zu 100% zustimmen. Es gibt auch Tools, die sämtliche Punkte aus dem Artikel umsetzen können. Und das gute daran ist, dass viele Aktivitäten aus einem Teammeeting bereits in die Vorbereitung gelegt werden können - erste Ideensammlungen, Abstimmungen können im Vorfeld erledigt werden. Asynchrone Aktivitäten ermöglichen nochmals eine Beschleunigung des Meetings selbst! (...) Bitte verzichten Sie auf Werbung. Vielen Dank, die HBM-Online-Redaktion

Unregistriert 08.11.2012

Jemand
Meetings dienen dem Zweck den Chefs zu erklären was man macht und sind daher für einen selber Zeitverschwendung.

povlhenningsen 24.11.2012

Ein Däne über Meetings
Ich schreibe aus dänischer Sicht. Bei uns sind Sitzungen auch eine sehr grosse Herausforderung. Alle wissen, was eine gute Sitzung ist - sehr wenig tun was, um den Stand der dinge zu ändern. Meine Behauptung - man könnte die meisten Sitzungen um 25-50 % kürzen. Und die Freude an der Arbeit würde um dasselbe steigen. Sitzunge brauchen einen starken Vorsitzenden. Stark und freundlich. Kultur spielt eine Rolle. Dänen sind mit Demokratie erzogen - das heisst alle fühlen, sie haben das recht das Wort zu ergreifen. Ohne eine fest Hand als Vorsitz werden die Beiträge oft zu lang. Dänen mögen auch Konflikte nicht so sehr. Das heisst das Abbbrechen von Wortmeldungen wird schwierig. Sonst haben die meisten wohl im Geschäftsleben dieselben Erwartungen zu Meetings Etwas bewirken - so zügig wie möglich. Das ist die Aufgabe - global gesehen.

Unregistriert 26.11.2012

Viele in China wissen was ein Döner ist. Gibt in Shanghai viele türkische Restaurants

kargo123 gestern, 09:51 Uhr

Geniale Idee mit dem Stehen. Was ich auch sehr hilfreich finde, ist das Begrenzen der Sprechzeit oder die Verteilung von Redezeit-Kontingenten. Dann muss natürlich noch eine Moderation darauf achten, dass niemand die Zeit überschreitet... @Unregistriert: Selbst wenn man dem Chef nur erklärt, was man gerade tut, ist das noch lange keine Zeitverschwendung. Es hat zwei Vorteile: 1. Man reflektiert das eigene Handeln. 2. Man setzt sich Feedback / Kritik aus und kann so blinde Punkte eliminieren.

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