So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

14. März 2012

3. Teil: Vorsicht vor starren Regeln

Allen und Pozen sind sich einig: Drastische Unternehmensregeln, die vielen Mitarbeitern vorschreiben, wann sie ihre E-Mails zu bearbeiten haben, sind unrealistisch und wenig effektiv. "Warum sollten Sie Ihre Mitarbeiter mit blöden Regeln lähmen?" fragt Allen. Hinzu kommt, dass Vorschriften dieser Art selten hängen bleiben. "Es ist sehr schwer, starre Regeln zu finden, die praktikabel für alle sind", sagt Pozen.

Das heißt aber nicht, dass alle Regeln unbrauchbar sind. Sie können Richtlinien für sich selbst und für Ihre Mitarbeiter entwerfen. Ermutigen Sie andere, die Zahl der E-Mails zu reduzieren, und nur solche beachten, die eine unmittelbare Handlung erfordern. Diskutieren Sie offen, wie Sie in Ihrem Unternehmen über spezielle Themen kommunizieren wollen. "Versuchen Sie einen Konsens in der Gruppe zu erreichen, was sich zu senden und zu empfangen lohnt", sagt Pozen.

Don't
  • Sehen Sie E-Mails nicht als Ursache an, Ihr voller Posteingang zeigt, dass Sie nicht die richtigen Prioritäten setzen
  • Schreiben Sie keine Ein-Wort-Mails und klicken Sie nicht auf "Allen antworten"
  • Setzen Sie nicht darauf, dass Ihr Unternehmen Ihre E-Mail-Probleme lösen wird - ändern Sie Ihr eigenes Verhalten
 
Legen Sie ab und zu eine Pause ein

Da E-Mails allgegenwärtig in unserem Leben sind, kann es angenehm sein, ab und zu komplett offline zu gehen. Manche Leute tun dies immer dann, wenn sie im Urlaub sind. Andere entscheiden sich für ein bewusstes E-Mail-Sabbatical. "Es ist immer eine gute Idee, sich ab und zu von allen digitalen Aktivitäten fernzuhalten - alleine schon, um sich zu vergewissern, nicht hoffnungslos abhängig zu sein und etwas frische Luft zu bekommen", sagt Allen. Natürlich ist die Strategie nicht für jeden zielführend: "Wenn Sie ständig darüber nachdenken, was Sie gerade jetzt verpassen könnten, tun Sie gut daran diese Zeit zu nutzen und das Problem sofort zu lösen.

Die HBM-Redaktion hat Ihnen ein paar Artikel zum Thema "Produktiver Arbeiten" zusammengestellt.

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