So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

14. März 2012

2. Teil: Die Gegenmaßnahmen

Allen hatte einen Klienten, der im Schnitt einen Berg von 3000 bis 4000 Mails vor sich herschob. Als er schließlich seinen Posteingang aufgeräumt hatte und es ihm gelang, mit seinem Posteingang à jour zu bleiben, verringerten sich sowohl die Zahl der neu hereinkommenden Nachrichten als auch das Aufkommen der Meetings. Seine Kollegen bekamen die nötigen Hinweise und den Input, den sie brauchten. Deshalb mussten sie ihn nicht mehr wegen Kleinigkeiten mit Mails bombardieren. "Gut organisierte E-Mails reduzieren die Zahl der Meetings. Und gut organisierte Meetings verringern die Zahl von E-Mails", sagt Allen. Nehmen Sie sich Zeit, um jetzt zu antworten - das spart Ihnen das Doppelte an Zeit in der Zukunft.

Do
  • Antworten Sie schnell und klar Personen, die Ihre Aufmerksamkeit oder Ihre Informationen benötigen
  • Können Sie nicht sofort antworten, speichern Sie die Nachricht für später ab
  • Planen Sie E-Mail-Sabbaticals, um sich eine Pause zu verschaffen
 
Arbeitsabläufe im Griff haben

Ein andere Gegenmaßnahme besteht darin, den Strom neuer Nachrichten abzuschalten. Melden Sie Newsletter ab oder stoppen Sie die Benachrichtigungen von Facebook und Twitter. Sie sollten aber auch überlegen, ob Ihre Kollegen oder Ihre direkten Vorgesetzen Sie bei zu vielen E-Mails "CC" setzen. Erklären Sie: Updates nur zu bestimmten Zeiten oder wenn eine finale Entscheidung gefallen ist.

Pozen weist darauf hin, dass Sie selbst einen Einfluss darauf haben, wie viele E-Mails Sie bekommen: Senden Sie selbst weniger Mails und schränken Sie den Kreis der Empfänger ein. Widerstehen Sie der Versuchung, Nachrichten nur mit einem Wort zu schicken wie "Danke!". Benutzen Sie den "Allen antworten"-Button nicht - es sei denn, es müssen wirklich alle wissen, was Sie zu sagen haben. Verlassen Sie sich nicht auf E-Mails, um große Entscheidungen zu treffen oder komplexe Probleme zu lösen, wie zum Beispiel Grundsatzänderungen in der Unternehmenspolitik - das führt nur zu einem endlosen Hin und Her. Lernen Sie zu unterscheiden, welche Dinge Sie besser persönlich klären oder per E-Mail. Indem Sie selbst ein gutes E-Mail-Management anwenden, werden Sie andere ermutigen, nur E-Mails zu schicken, wenn es nötig und angebracht ist.

Posteingang aufräumen

Auch wenn Sie die genannten Hinweise beherzigen, kann Ihr Posteingang randvoll sein. Sie haben wahrscheinlich schon einiges über die Hinweise zum Management von E-Mails gelesen, aber etwas davon wiederholt sich. Beginnen Sie damit, Ihren Posteingang aufzuräumen. Wenn Sie Tausende von E-Mails haben, erstellen Sie einen neuen Ordner mit der Bezeichnung "Alter Posteingang" - alle Nachrichten kommen da hinein. Sie haben immer noch Zugang, wenn Sie die E-Mails brauchen. Aber es wird Ihnen ohne den Ballast leichter fallen, neu ankommende Nachrichten zu bearbeiten.

Sobald Sie keine (oder fast keine) E-Mails mehr in Ihrem Posteingang haben, gewöhnen Sie sich an, neue Nachrichten sofort zu sortieren. Gehen Sie dazu die folgenden drei Schritte:

1. Löschen. Schauen Sie durch Ihren Posteingang und löschen Sie alle Nachrichten, die Sie nicht lesen oder behalten müssen: Termin-Einladungen, Werbung und so weiter. "Sie sollten in der Lage sein, 80 Prozent solcher Mails nur anhand des Titels auszusortieren", rät Pozen.

2. Antworten. Wenn Sie eine Mail innerhalb von ein paar Minuten beantworten können, machen Sie das. "Wenn Sie es liegen lassen, verlieren Sie beim nächsten Mal Zeit, wenn Sie die betreffende Mail suchen oder wenn Sie überlegen, was Sie eigentlich schreiben wollten", erklärt Pozen.

3. Ablegen. Was den Rest angeht: Überlegen Sie, wo Sie diese Mails ablegen wollen. Speichern Sie sie in Unterordnern, kennzeichnen Sie die Nachrichten um festzuhalten, welche Priorität sie haben und wann Sie die Mail beantworten müssen.

Legen Sie einige wenige Zeiten pro Tag fest, zu denen Sie Ihren Posteingang checken. Wenn Sie das alle fünf Minuten tun, werden Sie nichts anderes an diesem Tag schaffen. Aber versuchen Sie nicht den kalten Entzug. Ihre E-Mails nur einmal oder zweimal am Tag zu checken, ist nicht praktikabel. "Die meisten Leute, die eine Mail senden, erwarten eine schnelle Antwort", sagt Pozen.

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